Escolher o local para eventos não é uma tarefa tão simples como parece, pois é necessário verificar alguns passos que serão essenciais para o sucesso de um evento musical.
A pandemia foi desafiadora para os produtores, porém com o cenário atual é possível realizar eventos musicais.
A prefeitura de Belo Horizonte alterou os protocolos para os eventos em 2022, flexibilizando as regras para espaços de festas de casamento e aniversário, shows, teatro, etc.
Atenção aos detalhes faz a diferença, principalmente na hora de aplicar as exigências para que o público participe da festa.
Saber abordar os convidados para solicitar comprovante de vacinação, oferecer a estes um espaço adequado e outras características como essas, são importantes para que os participantes se sintam à vontade para participar dos próximos espetáculos.
Além disso, existem outras prioridades que necessitam de atenção, como infraestrutura, segurança, questões acústicas, iluminação, som e localização.
Continue conosco, preparamos este artigo para ajudar você a definir os passos certos para escolher o local ideal para eventos musicais.
Boa leitura!
Qual é a importância de escolher o local para eventos?
Produtores de eventos sabem como é importante escolher o local para eventos, uma vez que essa decisão pode resultar em diversos fatores, podendo eles serem positivos ou negativos.
Isto porque, quando escolhemos um espaço sem as características fundamentais como infraestrutura, passagem de som e iluminação, a festa ao invés de ser prazerosa para o público, torna-se incômoda e desagradável.
As pessoas não querem mais passar por experiências ruins, basta nos colocarmos no lugar dos consumidores.
Quando o público cria expectativas e tem uma péssima experiência com, significa que a produção de eventos tem um problema maior para resolver, uma vez que através dessa vivência perde-se a confiança dos participantes.
Geralmente quando frequentamos um lugar e a experiência é ruim, não temos mais a vontade de retornar ao ambiente, pois imediatamente descartamos essa possibilidade.
Logo, devemos analisar esses comportamentos do público para desenvolver as melhores estratégias e realizar um evento musical de qualidade.
O que analisar no local de eventos musicais?
Primeiramente, vale lembrar que as dicas que separamos devem ser seguidas após planejar a logística, identificar o objetivo, o tipo de evento e qual será o público-alvo. Assim, os efeitos dos passos a seguir terão resultados positivos.
Destacamos uma lista para que fique mais fácil seguir o passo a passo na hora de pôr em prática as seguintes etapas:
Analisar infraestrutura
A infraestrutura é algo que deve ser observado minuciosamente, pois o espaço que for escolhido deve dispor de características fundamentais, como por exemplo banheiros apropriados e rampas com acessibilidade para deficientes físicos, com.
A falta desse fator é uma barreira que dificulta a acessibilidade dos cadeirantes e causa transtornos durante o evento.
Além disso, existe a Lei Brasileira de Inclusão da Pessoa com Deficiência, que tem como objetivo assegurar a inclusão social.
Assim sendo, sabemos que a infraestrutura quando não se tem as prioridades fundamentais pode prejudicar o evento.
Além disso, hoje com as redes sociais as pessoas publicam fotos ou filmagens quando há esse tipo de situação, que percorrem rapidamente na internet.
Outro ponto que deve ser visto durante a escolha do espaço, é a estrutura. É importante verificar se não há o risco de infiltração e goteiras.
É preciso analisar também se os elevadores estão funcionando e o estacionamento é seguro para que assim, todos os participantes fiquem tranquilos e comemorem a festa sem maiores preocupações.
Analisar o local e a segurança
Atualmente, a insegurança é um fator que nos faz pensar se vale a pena mesmo sair de casa, portanto, para que todos possam sentir segurança no evento, os produtores podem contratar uma equipe de segurança.
Inclusive, vale averiguar se o espaço escolhido tem a localização segura e se dispõe de um estacionamento amplo, para que o público tenha onde colocar seus carros sem correr riscos. Um sistema de segurança com câmeras também é essencial.
Durante a escolha, colocar como um diferencial locais para eventos que tenham saídas de emergência, equipamentos adequados e dentro da validade vale a pena.
São particularidades que às vezes não damos tanta importância, entretanto essa é uma medida preventiva que facilita a evacuação do público em casos de urgência.
Analisar questões acústicas e iluminação
Eventos musicais necessitam de um som bem distribuído e de equipamentos calibrados para não atrapalhar a festa e as pessoas ficarem ouvindo ruídos.
Lembrando que a sonorização faz parte dos quesitos que irão definir o sucesso da festa.
Outro ponto que deve ser bem pensado, refere-se aos equipamentos que serão utilizados durante a apresentação.
Alguns instrumentos precisam ser conectados à tomada, por isso é importante ver se existe a necessidade de ter extensões, adaptadores e ver a voltagem dos aparelhos.
Essa é uma etapa que parece ser ineficaz, mas ela é de fundamental importância para evitar contratempos e atrasos.
Leia também: 05 motivos para escolher o Expominas Belo Horizonte como local para eventos em BH.
Realizar pesquisas com antecedência
Entendemos que, quando o assunto é evento, tudo pode acontecer, por isso, não custa nada começar a fazer pesquisas com antecedência.
Organizar festas não é uma tarefa simples, pois são muitas etapas para dar atenção. A dica que damos é: o planejamento bem como a busca por um local para eventos deve começar o quanto antes.
Assim, não corre o risco de acontecer desistências e empecilhos que possam fazer a data da festa mudar.
Vale destacar que ao examinar os parques de exposições para o dia tão esperado, selecionar um que tenha anos de mercado e que seja reconhecido como uma referência, faz toda a diferença.
Considerar o número de participantes
O número de participantes deve ser estabelecido, principalmente ao organizar um evento em tempos de crise, pois os protocolos de prevenção a Covid-19 ainda que flexíveis, estão em vigor.
Para mais, mesmo que a quantidade de pessoas seja razoável, o ambiente do parque de exposições deve oferecer um agradável e espaçoso lugar para todos.
Inclusive, essa contagem ajuda a planejar brindes e kits, para quem pensa em dar ao público uma lembrança após o evento.
Visitar o local
Para colocar em prática todas as etapas citadas durante o artigo, nada melhor do que fazer visitas ao local para averiguar os mínimos detalhes.
Tirar um tempo do dia para fazer essa inspeção será primordial para perceber a estrutura física, pintura, limpeza, banheiros e principalmente o tempo de deslocamento.
O parque de exposições que tem uma localização estratégica perto de hotéis e aeroportos é fundamental para atrair o público.
Pesquisar opiniões dos clientes
Com a internet hoje temos a facilidade de encontrar opiniões sobre variados tipos de produtos e serviços.
Cada um com sua experiência, mas vale parar um tempinho para pesquisar o que outras pessoas acham do local para eventos, depois é só ir até o local para tirar as próprias conclusões.
A relevância de um bom local para eventos
Um bom local para eventos traz muitos benefícios por impactar diretamente no sucesso do planejamento e na fidelização de clientes.
Planejar por tanto tempo os mínimos detalhes e ter como resultado uma festa ruim não é o esperado, não é mesmo?
Para isso, pensar como cliente pode ajudar você a ser mais assertivo e objetivo na tomada de decisões.
Pense no que o seu público espera, o que ele quer e quais providências você deve tomar para surpreendê-lo.
Lembrando que é superando as expectativas que a fidelização acontece, assim os seus clientes sempre estarão presentes nos eventos produzidos por você e sua empresa.
Portanto, o investimento no parque de exposições ideal é importante para influenciar a avaliação daqueles que vão participar da realização.
Está em dúvida sobre qual local para eventos escolher? Conheça a estrutura do Expominas, somos um dos mais conceituados centros de eventos da América Latina.
Temos infraestrutura adequada, climatização e tecnologia usada no tratamento e isolamento acústico que favorece a qualidade da propagação sonora para o seu evento musical.
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