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Produção de eventos: Como organizar em tempos de crise?

Conforme o tempo vai passando, descobrimos novos meios de organizar a produção de eventos, mesmo ainda tendo que enfrentar os altos e baixos da pandemia. 

 

O mercado está descobrindo recursos diferenciados que reinventam festas e proporcionam incríveis experiências em palestras e workshops, que por sua vez, seguem os protocolos e as medidas de proteção contra a Covid-19.

 

Mas quais passos seguir para produzir eventos de sucesso perante uma crise? Continue conosco, durante o artigo você irá descobrir o que mudou e quais estratégias definir para organizar o seu evento.

 

Boa leitura!

Como a pandemia afetou a produção de eventos?

O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE), fez um levantamento no ano de 2020, onde aponta que 98% do setor de eventos foi afetado pela pandemia.

 

Esse cenário já era de se esperar, pelo menos no setor de eventos, pois todas as festas foram canceladas ou adiadas. 

 

Mas agora, com a volta dos shows e eventos, os produtores devem ficar atentos para as novas estratégias, pois elas são essenciais para atrair o público e proporcionar boas experiências aos participantes.

 

Este ano os sinais são positivos, uma vez que a retomada da vida social está voltando, mesmo com o uso de máscaras e algumas outras restrições em vigor.

 

A Associação Brasileira dos Promotores de Eventos (Abrape) presume que durante o ano atual de 2022, a perspectiva da volta de eventos é de 100%.

O que mudou na produção de eventos e quais passos tomar?

Em Belo Horizonte, a prefeitura declara que mantém as regras e protocolos para eventos e a obrigatoriedade do uso de máscaras durante todo o evento, exceto nos momentos de alimentação.

 

Ainda com as restrições, saber utilizar as estratégias a favor da produção de eventos é fundamental, pois é uma forma de convidar o público a se sentir confiante e seguro, mas para isto, algumas etapas devem ser feitas:

Definir prioridades

Antes de tudo, o primeiro passo importante é definir as prioridades, para que tudo ocorra conforme um determinado objetivo.

 

Sendo assim, é preciso definir quais públicos devem ser alcançados, qual a quantidade de verba, qual será o estilo do evento, quais serão os alimentos e bebidas oferecidos e como conseguir o apoio de fornecedores.

 

Essas são etapas de uma planejamento que faz a diferença na produção de eventos e pode ser o caminho para o êxito da cerimônia que está para acontecer.

 

Outro ponto que deve ser analisado é a data. Escolher um dia próximo a feriados longos ou a datas comemorativas não é uma boa ideia, pois geralmente as pessoas viajam ou já tem programações marcadas.

 

Uma dica interessante que pode ajudar nesta fase é a utilização de planilhas, bloco de notas ou outros aplicativos. Para quem não gosta ou não sabe como utilizar, um papel e uma caneta também servem.

 

O ideal é que tudo seja anotado, pois assim os objetivos, metas e anotações importantes não caem no esquecimento.

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Analisar os protocolos

Seguir protocolos é indispensável, tanto para evitar multas quanto para proteger as pessoas que estão indo até o evento.

 

Por isso, é necessário estar sempre analisando os protocolos que a cidade está seguindo.

 

Sempre que possível, vale analisar o site da prefeitura ou do estado, pois assim as informações serão verdadeiras e não corre o risco de está fugindo das regras.

 

O produtor do evento também pode escolher colocar pessoas que façam uma fiscalização, para que nada falte e as regras sejam seguidas.

 

Vale lembrar que é de fundamental importância avisar ao público durante a divulgação quais serão as medidas protetivas obrigatórias para participar.

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Buscar objetivos

Um evento com bons objetivos definidos consegue alcançar os propósitos desde o início de sua divulgação.

 

Isso porque, a metodologia de definir o que o evento irá oferecer, onde será realizado e como deve acontecer, faz com que tudo seja previsto com antecedência.

 

Isto posto, a probabilidade de acontecer contratempos é menor. Os principais imprevistos podem acontecer com fornecedores e com os designers responsáveis pela decoração e, por este motivo, é preciso tomar cuidado na hora de escolher as empresas contratadas.

 

Um plano de emergência pode ajudar neste quesito, em razão do plano constar tudo que pode dar errado no evento, levando em consideração:

 

  • A iluminação;
  • A segurança;
  • A energia;
  • A fiscalização.

 

Pensar nestes pontos pode parecer desesperador, mas o plano serve para que a pessoa busque saídas caso algum desses episódios citados acima aconteçam. 

 

Por exemplo, caso o número de convidados seja elevado, o local para eventos escolhido deve dispor de um estacionamento amplo e seguro para que as pessoas não se arrisquem colocando os carros nas ruas.

 

Deixar um plano traçado ajuda a resolver problemas, caso eles surjam.

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Organizar eventos online

Além do evento presencial, os eventos online são viáveis, inclusive, eles fazem parte das tendências de eventos para 2022

 

O mercado de eventos online continua, principalmente porque algumas pessoas se adaptaram a este meio mais prático de participar das palestras e dos workshops. 

 

A tecnologia facilitou a transmissão e é uma ótima opção para quem quer atingir públicos de outras cidades ou públicos do país inteiro.

 

O evento pode ser híbrido: ao vivo e presencial ao mesmo tempo. É também interessante para promover uma interação entre os participantes e os palestrantes.

 

O ponto positivo, que também faz com que o evento híbrido seja interessante, é o fato de que as oportunidades de patrocínio se expandem, pois quanto maior for a quantidade de participantes, melhores serão as oportunidades de patrocínio.

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Investir em brindes

Para marcar ainda mais a experiência, nada melhor que receber brindes. É como se fosse uma lembrança que os participantes sempre terão daquele momento.

 

É também uma ação de marketing que fará com que o público se lembre da marca. Podem ser adesivos, camisas, brindes ecológicos, bloco de anotações ou outras alternativas interessantes.

 

A escolha pode ser feita conforme o tema do evento também. O ideal é que o brinde possa impactar a experiência.

 

A consequência que essa ação proporciona é eficaz, em virtude de causar a percepção de cuidado e, assim, atrair novos clientes.

Vender ingressos online

Para oferecer aos clientes uma certa comodidade, os ingressos podem ser vendidos online. 

 

Isto facilita e evita que a pessoa perca tempo indo até um balcão de vendas só para comprar o ingresso.

 

Os custos da empresa que vai proporcionar o evento também reduzem, porque os investimentos em pontos de vendas e em ingressos não serão necessários.

 

Inclusive, sabemos que filas e processos burocráticos são cansativos e aglomera muita gente, portanto podemos evitá-los graças ao mundo digital.

Divulgar evento

A conquista de um evento notável acontece quando existe uma boa divulgação. Assim, uma quantidade relevante de pessoas terá conhecimento do que irá acontecer.

 

As redes sociais e os e-mails são meios de divulgação que valem a pena e são poderosas ferramentas de compartilhamento.

 

Porém, vale lembrar que antes é necessário destinar a divulgação para o público-alvo.

 

Não adianta investir em campanhas de divulgação se o público que irá receber a informação não tiver interesse em participar.

Benefícios de organizar a produção de eventos 

Como podemos ver durante o artigo, os benefícios de organizar e proporcionar eventos são muitos, inclusive importantes para o desenvolvimento e da marca.

 

Mesmo em tempos de crise, a organização de eventos pode ser uma ajuda promissora nos negócios, dado que aos poucos estamos voltando ao normal com shows, palestras e apresentações.

 

Os benefícios são: networking, patrocínios, captação de novos clientes, custo baixo, interação e engajamento. 

 

Esses são os efeitos de uma produção bem elaborada.

 

Comece já a planejar o seu evento, e para iniciar, que tal conhecer o espaço onde acontecem os maiores eventos nacionais e internacionais? 

 

O Expominas BH realiza eventos de grande e médio porte, podendo eles serem simultâneos. Tudo para o seu evento em um só lugar. Conheça mais sobre a nossa estrutura.

 

Por hoje é só, até o próximo conteúdo!

 

Leia também: Infraestrutura para eventos: 14 dicas para escolher o local ideal