A organização de um evento exige atenção a detalhes fundamentais para minimizar eventuais ocorrências que possam comprometer seu trabalho. Entre os itens de atenção estão a infraestrutura para eventos, localização, acessibilidade entre outros.
Buscamos facilidades, afinal, não queremos causar transtornos aos participantes, correto? Neste caso, o local de realização — que afeta diretamente a qualidade do evento — merece um cuidado especial na definição.
Encontrar o lugar ideal não é uma tarefa tão simples, pois envolve uma série de fatores, como período do ano, tamanho do espaço, infraestrutura física, localização, acessibilidade e outros pontos do checklist do organizador de eventos.
Para que você não erre na hora de escolher o local ideal para o seu evento, preparamos 14 dicas infalíveis que podem facilitar a sua decisão. Confira.
Boa leitura!
1. Comece pela região do espaço para evento
Primeira dica: a escolha da região. A localização escolhida pode determinar a percepção que as pessoas terão do seu evento, interferindo na adesão ou não do público-alvo, influenciando também no número de participantes. Esse item tem um peso maior quando se trata de grandes cidades, como Belo Horizonte.
Por isso, prefira locais com acesso facilitado. O Expominas BH está localizado estrategicamente na Avenida Amazonas, uma das principais ruas da capital mineira, próximo à Via Expressa, importante corredor de acesso ao local.
2. Analise se o local é adequado para o dia e horário do evento
O segundo ponto importante, e que merece atenção, é o horário. O espaço escolhido deve ser adequado ao horário do evento. Caso ele seja noturno, verifique a iluminação interna e no entorno do local e mantenha a segurança redobrada nos acessos, por exemplo. Os períodos do dia também podem influenciar com menor ou maior tráfego urbano na região.
3. Condições do clima e previsão do tempo
Os períodos do ano também devem ser considerados para a realização de um evento. Vale lembrar que é necessário verificar a previsão do tempo nestes casos. Seria péssimo planejar algo a céu aberto em um dia chuvoso, não é mesmo? E para os dias ensolarados e altas temperaturas, o melhor é optar por espaços com maior ventilação e o uso de ar-condicionado ou ventiladores.
4. Considere as características do evento
O organizador do evento também deve observar as características do acontecimento para adequar a infraestrutura do local. Geralmente, detalhes importantes da logística são ignorados, comprometendo a organização.
Pense que, se o evento for on-line, por exemplo, a estrutura do local deve contar com tecnologia, iluminação e rede elétrica adequadas.
A expertise dos responsáveis pelo local também é válida, pois eles detêm informações importantes como planta elétrica e hidráulica, capacidade técnica dos ambientes ou as especificações dos equipamentos que podem ser utilizados.
5. Verifique o seu orçamento
Na hora de escolher o local para o seu evento, busque conciliar o custo e o benefício. Escolha uma boa infraestrutura com preço acessível. Fazer um planejamento financeiro pode ajudar você a não estourar o seu orçamento.
Se o local escolhido não dispuser de tudo o que você precisa, considere gastos extras com contratações externas.
O valor de locação nem sempre determina a qualidade do local. Em muitos casos, a precificação considera aspectos como localização, infraestrutura e até mesmo a reputação do lugar.
6. Atenção à infraestrutura para eventos
Esteja atento(a) à infraestrutura para eventos do local. Imagine que entre os participantes existam pessoas com necessidades especiais. É importante que o lugar tenha rampas de acesso, banheiros adaptados, elevadores e estacionamento adequado. Providencie também lugares reservados para pessoas cadeirantes.
Se você é do segmento de eventos, sabe que a falta desses itens é fator para reclamações e frustração por parte dos convidados. E isso pode prejudicar consideravelmente a imagem do seu evento.
7. Saiba o número de participantes
Estamos vivendo o novo normal, certo? De agora em diante, os eventos ganharão outros formatos e isso inclui a quantidade de participantes. Mas isso não significa que você será prejudicado. Basta escolher um local com estrutura móvel e versatilidade de ambientes para todos os portes.
Determine o tipo de evento e a quantidade de participantes. Especifique o seu público-alvo e escolha o local adequado, considerando a “quebra” no seu maling (confirmam e não aparecem ou simplesmente não confirmam).
Muitas pessoas em pequenos espaços podem tornar o seu evento extremamente desconfortável e estressante. Já grandes espaços vazios podem ser tediosos, sem contar no possível desperdício financeiro.
Escolha um local para comportar um número de pessoas acima da sua lista de convidados, mas sem exageros. E considere uma quebra de 20% (não comparecer).
8. Garanta a segurança durante o evento
Outro ponto que deve ser avaliado na hora de escolher o local ideal para um evento é a segurança. Nas grandes cidades, principalmente nas capitais (como Belo Horizonte), sistemas de segurança devem fazer parte do checklist do organizador.
Certifique-se da existência de câmeras de segurança, saídas de emergência desobstruídas, vistorias dos órgãos competentes atualizadas, equipamentos adequados e dentro da validade.
Se a empresa não dispuser de pessoal capacitado para fazer a segurança do evento, contrate uma empresa especializada e atue em pontos estratégicos dentro e no entorno do local.
Eventos grandes costumam ser mais visados por vendedores ambulantes e, naturalmente, atraem curiosos.
9. Estude a acústica do local
Som mal distribuído e equipamento mal calibrado podem atrapalhar o evento e até torná-lo ineficiente. A sonorização é um dos critérios básicos para o sucesso da transmissão.
Alinhe também quais equipamentos serão necessários para as apresentações de palestrantes e convidados. Muitos equipamentos não são compatíveis de modo universal, então, cuide para que isso não seja um problema para a equipe.
O Expominas BH conta com auditórios, salas para conferências e um espaço para shows que tem a melhor acústica de Minas Gerais.
10. Transporte dos convidados
Faça um planejamento para o deslocamento de visitantes, palestrantes e convidados até o local do evento. Escolha um espaço de fácil acesso. Isso também facilitará a logística do evento.
O Expominas BH se destaca por sua excelente localização e infraestrutura do entorno. O espaço é indicado para eventos em BH, pois conta com várias linhas de ônibus, entrada exclusiva para o metrô e pontos de táxis na região.
11. Atenção aos fornecedores
Mais uma vez, conte com a expertise da equipe responsável pelo espaço do evento para a contratação de mão de obra adequada às suas necessidades. Opte por fornecedores credenciados.
Ao contratar essa equipe, procure delegar todas as tarefas e estabeleça prazos. Além de otimizar o seu tempo, trabalhar em equipe (e com bons fornecedores) dará a você a oportunidade de ter visão holística das etapas do evento, desde a montagem até a desmontagem.
12. Confira os extras oferecidos pelo espaço
Para acertar na escolha do local para o seu evento, avalie também os extras oferecidos nos espaços. Pacote de buffet e decoração, por exemplo, são oferecidos no fechamento do contrato. Esse tipo de benefício pode facilitar o planejamento do evento, além de reduzir custos.
13. Fique atento à parte burocrática
Verifique se o local escolhido para a realização do evento opera dentro das leis municipais e estaduais e se todos os documentos estão em dia.
Para funcionar, o espaço deve apresentar alvará emitido pelo Corpo de Bombeiros, além do alvará de autorização e do alvará de funcionamento, sendo que os dois últimos são emitidos pela prefeitura da cidade.
Caso o espaço tenha cozinha (industrial), ela deve apresentar o alvará da Vigilância Sanitária.
Além destes documentos, o local precisa estar de acordo com as normas de segurança e possuir sinalização das saídas de emergência e extintores de incêndio.
14. Faça um checklist
Antes de tomar qualquer decisão, faça uma pesquisa. Não contrate o local sem ter noção de todas as demandas que o seu evento gerará. Isso vai ajudar você a não perder tempo e a evitar dores de cabeça.
Para isso, faça um checklist de tudo que vai demandar, considerando o orçamento disponível. Coloque a busca pelo local do evento como um dos primeiros itens da lista.
Conclusão
Fazer um evento de sucesso requer atenção e cuidado na organização. Itens como local, infraestrutura, sonorização e iluminação devem ser analisados com critério para garantir que imprevistos não aconteçam e comprometam o sucesso do seu evento.
O Expominas BH está entre os mais conceituados centros de eventos da América Latina, pensado para todo tipo e formato de evento.
Além da localização, infraestrutura e excelência de serviços, o Expominas BH se diferencia dos demais, especialmente, pela hospitalidade mineira e performance da equipe responsável pelo espaço.
Planejado dentro dos padrões internacionais e da mais moderna técnica de espaços moduláveis e multifuncionais do mercado, o complexo oferece toda infraestrutura física e de serviços para que o seu evento seja memorável.
Está em busca de um local para eventos em BH? Acesse o espaço do organizador e faça o download da planta baixa, Guia de Fornecedores e documentos necessários para realização de eventos no Expominas BH.
Até a próxima!
