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Local para eventos

Local para eventos: como escolher o lugar certo para cada tipo?

Quando você começa a trabalhar em um novo projeto, uma das etapas mais importantes é a escolha do local para eventos, não é mesmo?

É a partir desse ponto que o seu trabalho começa e desencadeia para as outras etapas. Tudo gira em torno da infraestrutura que você precisa e do público-alvo do evento.

Os eventos têm características diferentes e, portanto, necessidades distintas. Cursos, exposições, espetáculos, shows musicais ou eventos corporativos (seminários, congressos, palestras) envolvem estrutura, investimento e mão de obra que variam de acordo com o objetivo do organizador.

Neste artigo, vamos dar dicas de como você pode escolher o local ideal para o seu evento. Continue a leitura!

Qual a importância do planejamento de eventos?

Quando falamos sobre produção de eventos, precisamos ter em mente os objetivos, verba para investimento, data, local e tudo o que envolve o projeto.

O planejamento de eventos é fundamental para que tudo saia conforme o previsto e alcance os resultados desejados.

O ideal é fazer um checklist com todas as providências. Você também pode colocar essas informações em uma planilha, com prazos e responsáveis por cada uma das ações a serem cumpridas.

O planejamento será o guia do seu evento, não conte somente com a sua boa memória. Dê atenção aos detalhes, os imprevistos acontecem aí. E delegue funções. Para isso, você precisa contar com bons profissionais e parceiros.

Ter visão do todo e conseguir projetar o formato do evento, antes mesmo de acontecer, vai permitir a aplicação das melhores estratégias na execução.

A pandemia da COVID-19 atingiu, principalmente, o setor de eventos em todo o país. De acordo com o Sebrae, a situação afetou 98% das empresas do segmento.

Apesar da retomada lenta, as perspectivas para os próximos meses e 2022 são positivas.

Segundo uma pesquisa do portal Feiras do Brasil, 75,5% dos respondentes pretendem organizar feiras e eventos ainda em 2021 e 55,4% acreditam que será um ano de crescimento gradual e estabilidade.

Como escolher um local para eventos?

Tenha pensamento crítico e visão holística paraidentificar omelhor local para eventos.

Listamos alguns detalhes importantes a serem observados antes de você decidir. Confira!

Tamanho adequado do espaço

Contabilizar o número de participantes durante o planejamento vai otimizar tempo e espaço e, principalmente, reduzir custos.

Lembre-se de que os equipamentos e estruturas também ocupam espaço, como palco de shows, mesas, cadeiras, estandes entre outros.

Conheça as vantagens oferecidas pelo local

Dê preferência para imóveis bem localizados e que disponham de boa estrutura. Na contratação, inclua todos os benefícios, e diminua os custos extras com infraestrutura ou deslocamento e alimentação, por exemplo.

Ao visitar o espaço e no ato do fechamento do contrato, estabeleça as contrapartidas. Conte também com parcerias e patrocinadores.

Certifique-se de que o local esteja em dia com suas obrigações legais e licenças que a legislação brasileira exige.

Considere as características do evento

Inclua no planejamento os principais requisitos do evento, para não esquecer dos detalhes que podem fazer a diferença. Por exemplo, se você vai fazer um show musical, o espaço deve oferecer boa capacidade acústica.

Palestras, Conferências e Congressos

Palestras, conferências e congressos demandam infraestrutura confortável por se tratar de longas horas de evento.

Esse tipo de evento atrai pessoas de várias localidades, por isso, escolha um local de fácil acesso e com estrutura apropriada no entorno (restaurantes, transporte e hospedagem).

Eventos corporativos

Os eventos corporativos podem ter diferentes formatos: confraternizações, conferências, treinamentos, workshops ou palestras.

Quando realizados fora dos limites da empresa, os eventos devem preservar a imagem, missão e valores do organizador. Observe também as questões legais, considerando que algumas instituições são reguladas e/ou auditadas por órgãos públicos e de fiscalização.

Feiras e exposições

A estrutura para esse tipo de evento requer mais investimentos, pois costumam ser maiores. Os que envolvem animais, como as exposições, necessitam de mais espaço e estrutura externa.

Além da circulação de pessoas, costumam receber grandes veículos e equipamentos pesados. Caso tenha atividades e torneios, são montadas arenas e arquibancadas para a exibição de animais, hipismo, polo, volteio, enduro equestre, vaquejada e adestramento.

Neste caso, as questões meteorológicas também impactam no orçamento, pois, muitas vezes, esses eventos são realizados a céu aberto.

Eventos musicais

É recomendável que os eventos musicais sejam realizados em locais com estrutura apropriada para a montagem do palco de shows, instalação de equipamentos pesados como audiovisual (telões, elevadores etc.).

Parece óbvio, mas é sempre bom lembrar que a sonorização é indispensável nestes casos. A acústica e a iluminação são cruciais para o sucesso desse tipo de evento.

Montagens, como lanchonetes e restaurantes, também devem constar no checklist. Se o espaço locado para o evento não oferecer esse tipo de serviço, procure alternativas para atender o público do evento: barraquinhas, food trucks e restaurantes do entorno.

Cursos e Workshops

Os cursos e workshops são eventos mais comuns e, de certa forma, envolvem investimentos moderados.

Neste caso, o ideal é priorizar o conforto dos participantes, pois assim como os seminários e os congressos, são longas horas de evento, exigindo alta concentração.

Geralmente, as salas são montadas com divisórias móveis (drywall) e os coffee breaks são oferecidos pela organização.

Conclusão

Agora que você leu este artigo, ficou mais fácil entender porque devemos ter cuidado ao escolher o local para realizar um evento, não é mesmo?

Muitas vezes, eventos importantes são embargados e cancelados horas (ou até minutos) antes da sua realização. Além do transtorno com os participantes, incluindo os pagantes, os prejuízos são inevitáveis.

Vai realizar o seu evento em BH? Entre em contato com a equipe do Expominas Berlo Horizonte.

Um dos mais conceituados centros de eventos da América Latina, pensado para ser múltiplo — comportando todo tipo e formato de evento — e propiciar uma experiência única a todos os públicos.

Além da localização, infraestrutura e excelência de serviços, o Expominas BH se diferencia, especialmente, pela hospitalidade mineira. É um prazer receber você aqui!

Até a próxima.