Chegou mais um finalzinho de ano, e as programações para as festas e shows em Belo Horizonte estão só começando. Mas como devemos organizar esse tipo de evento para que tudo ocorra da melhor forma possível?
Organizar uma festa não é tão simples como parece, principalmente porque deve ser feita para agradar e surpreender o público. Alguns passos devem ser seguidos para que não ocorra imprevistos e o evento seja bom para todos.
Continue a leitura! Neste artigo, vamos ajudar a definir quais etapas devem ser feitas para organizar o melhor evento ou show de fim de ano.
Fazer um check list
O check list ajuda a trabalhar com mais precisão nas etapas que devem ser seguidas. Geralmente, um evento grande requer muitas demandas e deixar tudo apenas na cabeça não é uma boa ideia, pois pode ser que a pessoa esqueça de algo importante.
Portanto, anote todas as pendências, por mais mínimas que sejam. Isso vai ajudar na organização da execução de tarefas, evitar erros e retrabalho.
Além disso, é simples de fazer, não requer recursos e não toma um tempo grande do dia. Pode ser feito com papel e caneta, com celular ou no computador.
Ter uma equipe
Neste momento, ter uma equipe com experiência na área de produção auxilia no desenvolvimento das demandas. Se cada um ficar responsável por partes diferentes e importantes da festa, ninguém fica sobrecarregado e o evento sai como o planejado.
Estabelecer um canal de informação e usar aplicativos ajuda a entender melhor o que já foi feito e o que ainda precisa ser trabalhado. É uma forma de gerenciar o evento.
Deixar claro a importância da festa
Outro aspecto muito importante é deixar definido a importância da festa ou evento que será realizado. Deixar claro o objetivo e por quais motivos a festa será realizada ajuda bastante.
Assim também, deve ser feito com o orçamento. Verificar o quanto se tem de verba e colocar como prioridade as partes mais importantes que não podem faltar auxilia também no controle financeiro, para que nada saia do orçamento.
É interessante colocar no planejamento uma quantia reservada para emergências, caso algum imprevisto aconteça.
Conhecer o público
Conhecer o público é fundamental para definir a festa. Essa etapa vai definir o sucesso do evento. Cada público tem um estilo musical diferente e uma maneira de se comportar, portanto, a festa deve ser organizada com base nesses critérios.
Além disso, é uma forma de relacionar e comunicar a marca com o consumidor. Saber utilizar essa estratégia de comunicação é uma excelente oportunidade, pois é nesse momento que uma marca consegue ter uma conexão pessoal e ganhar a confiança do público.
Proporcionar experiências incríveis durante o evento será um diferencial, pois as impressões positivas obtidas pelo consumidor serão marcantes e as melhores.
Realizar evento atrativo
Para que o evento seja bem sucedido é importante fazer algo atrativo. Pensar o que faria alguém sair de casa para ir a uma festa é um começo.
As pessoas querem se divertir, então ir além de música, bebidas e aperitivos, avaliar a estrutura do espaço é essencial. Um ambiente espaçoso e adequado deixa qualquer festa boa e confortável para festejar à vontade.
Para além disso, o parque de exposição deve ser escolhido pela segurança que é dada ao público. Locais para eventos que tenham uma infraestrutura excelente, um estacionamento amplo e uma localização próxima a hotéis e aeroportos, faz o evento ser mais convidativo e seguro.
Definir datas e locais estratégicos
Datas comemorativas ou datas que irão chocar com outros eventos de grande relevância é ruim, pois a probabilidade de o público faltar a festa é alta, assim sendo, a estratégia de definir a data certa faz com que o evento seja de sucesso.
Buscar espaços de eventos com uma localização estratégica, que tenha um fluxo menor de trânsito e ofereça um espaço de acesso para todas as pessoas é imprescindível.
Buscar patrocinadores para shows em Belo Horizonte
Para abrir canais de publicidade e propaganda e o evento alcançar o maior número de pessoas, faz-se necessário buscar patrocinadores e parceiros.
Assim também, usando essa estratégia como parceria, a empresa economiza os gastos e a verba pode ser reservada ou direcionada para outras demandas importantes.
Deve-se levar em consideração que os patrocínios fortalecem a relação de uma instituição com seu público-alvo, podendo utilizar técnicas como o merchandising.
O que não pode faltar nas festas e shows em Belo Horizonte?
Além de outros preparativos como decoração, banda e buffet, o que não pode faltar na festa é um ambiente que disponha de interruptores e pontos estratégicos para tomadas de sons e outros instrumentos que provavelmente serão necessários.
Outros itens são essenciais para fazer uma boa festa:
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Escolha comidas típicas para shows em Belo Horizonte
Dependendo do local e da festa que será realizada, é interessante oferecer ao público um buffet de comidas típicas do estado ou cidade. Minas Gerais, por exemplo, é muito famosa e reconhecida pela gastronomia. Proporcionar este tipo de experiência ao público seria atrativo.
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Faça uma boa decoração
Depois de escolher um ambiente agradável e espaçoso para fazer a atração de interesse ao público, focar na decoração também é importante.
Nós seres humanos temos os cinco sentidos, e um evento que explora a visão, a audição, o tato, o olfato e o paladar com decorações, comidas, músicas e danças, tem a possibilidade de apresentar a melhor festa.
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Divulgue o evento
Fazer uma divulgação é uma ótima maneira de atrair mais pessoas, assim elas terão acesso a informação de que o evento acontecerá, o horário e local.
Não adianta fazer todo um planejamento de festa se as pessoas não sabem onde e quando ela ocorrerá.
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Boas atrações
Boas músicas e atrações são importantes. Vale lembrar que o público busca diversão e distração, logo, faz-se necessário a presença de bandas e outras atrações.
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Escolher o lugar certo para shows em Belo Horizonte
Para evitar imprevisto, fazer uma visita com antecedência é indispensável. Isto porque é preciso averiguar se as paredes estão em bom estado, ou se não há presença de infiltração, se os banheiros são espaçosos e seguros, se o local tem saída de emergência e outras avaliações de extrema necessidade.
Não queremos que imprevistos aconteçam, mas infelizmente não temos este controle, por isso a importância de estudar todas as etapas com antecipação.
Expominas: shows em Belo Horizonte
O Expominas é o centro de eventos mais conceituado da América Latina, localizado na região do Hipercentro de Belo Horizonte, reconhecido por ser múltiplo, para todos os tipos e formatos de eventos.
Além disso, dispomos de uma infraestrutura segura e eficiente, com capacidade para quarenta e cinco mil pessoas e estacionamento. O Expominas é o local ideal para realizar o seu evento.
Conclusão
Ao definir todos estes passos citados acima, o evento trará não só uma festa ideal, mas um posicionamento de marketing e uma comunicação muito bem feita, uma vez que o público estará familiarizado com a marca e com as experiências proporcionadas pela mesma.
Seguir os pontos citados durante este artigo é desafiador, mas é essencial para que tudo ocorra bem e a festa seja um sucesso.
Esperamos ter ajudado a tirar dúvidas e desejamos que o seu evento seja um sucesso. Entre em contato conosco para realizar o melhor show em Belo Horizonte!
Leia também: Local para eventos: como escolher o lugar certo para cada tipo?
Até o próximo conteúdo!
