Quando você começa a trabalhar em um novo projeto, uma das etapas mais importantes é a escolha do local para eventos, não é mesmo?
É a partir desse ponto que o seu trabalho começa e desencadeia para as outras etapas. Tudo gira em torno da infraestrutura que você precisa e do público-alvo do evento.
Os eventos têm características diferentes e, portanto, necessidades distintas. Cursos, exposições, espetáculos, shows musicais ou eventos corporativos (seminários, congressos, palestras) envolvem estrutura, investimento e mão de obra que variam de acordo com o objetivo do organizador.
Neste artigo, vamos dar dicas de como você pode escolher o local ideal para o seu evento. Continue a leitura!
Qual a importância do planejamento de eventos?
Quando falamos sobre produção de eventos, precisamos ter em mente os objetivos, verba para investimento, data, local e tudo o que envolve o projeto.
O planejamento de eventos é fundamental para que tudo saia conforme o previsto e alcance os resultados desejados.
O ideal é fazer um checklist com todas as providências. Você também pode colocar essas informações em uma planilha, com prazos e responsáveis por cada uma das ações a serem cumpridas.
O planejamento será o guia do seu evento, não conte somente com a sua boa memória. Dê atenção aos detalhes, os imprevistos acontecem aí. E delegue funções. Para isso, você precisa contar com bons profissionais e parceiros.
Ter visão do todo e conseguir projetar o formato do evento, antes mesmo de acontecer, vai permitir a aplicação das melhores estratégias na execução.
A pandemia da COVID-19 atingiu, principalmente, o setor de eventos em todo o país. De acordo com o Sebrae, a situação afetou 98% das empresas do segmento.
Apesar da retomada lenta, as perspectivas para os próximos meses e 2022 são positivas.
Segundo uma pesquisa do portal Feiras do Brasil, 75,5% dos respondentes pretendem organizar feiras e eventos ainda em 2021 e 55,4% acreditam que será um ano de crescimento gradual e estabilidade.
Como escolher um local para eventos?
Tenha pensamento crítico e visão holística para identificar o melhor local para eventos.
Listamos alguns detalhes importantes a serem observados antes de você decidir. Confira!
Tamanho adequado do espaço
Contabilizar o número de participantes durante o planejamento vai otimizar tempo e espaço e, principalmente, reduzir custos.
Lembre-se de que os equipamentos e estruturas também ocupam espaço, como palco de shows, mesas, cadeiras, estandes entre outros.
Conheça as vantagens oferecidas pelo local
Dê preferência para imóveis bem localizados e que disponham de boa estrutura. Na contratação, inclua todos os benefícios, e diminua os custos extras com infraestrutura ou deslocamento e alimentação, por exemplo.
Ao visitar o espaço e no ato do fechamento do contrato, estabeleça as contrapartidas. Conte também com parcerias e patrocinadores.
Certifique-se de que o local esteja em dia com suas obrigações legais e licenças que a legislação brasileira exige.
Considere as características do evento
Inclua no planejamento os principais requisitos do evento, para não esquecer dos detalhes que podem fazer a diferença. Por exemplo, se você vai fazer um show musical, o espaço deve oferecer boa capacidade acústica.
Palestras, Conferências e Congressos
Palestras, conferências e congressos demandam infraestrutura confortável por se tratar de longas horas de evento.
Esse tipo de evento atrai pessoas de várias localidades, por isso, escolha um local de fácil acesso e com estrutura apropriada no entorno (restaurantes, transporte e hospedagem).
Eventos corporativos
Os eventos corporativos podem ter diferentes formatos: confraternizações, conferências, treinamentos, workshops ou palestras.
Quando realizados fora dos limites da empresa, os eventos devem preservar a imagem, missão e valores do organizador. Observe também as questões legais, considerando que algumas instituições são reguladas e/ou auditadas por órgãos públicos e de fiscalização.
Feiras e exposições
A estrutura para esse tipo de evento requer mais investimentos, pois costumam ser maiores. Os que envolvem animais, como as exposições, necessitam de mais espaço e estrutura externa.
Além da circulação de pessoas, costumam receber grandes veículos e equipamentos pesados. Caso tenha atividades e torneios, são montadas arenas e arquibancadas para a exibição de animais, hipismo, polo, volteio, enduro equestre, vaquejada e adestramento.
Neste caso, as questões meteorológicas também impactam no orçamento, pois, muitas vezes, esses eventos são realizados a céu aberto.
Eventos musicais
É recomendável que os eventos musicais sejam realizados em locais com estrutura apropriada para a montagem do palco de shows, instalação de equipamentos pesados como audiovisual (telões, elevadores etc.).
Parece óbvio, mas é sempre bom lembrar que a sonorização é indispensável nestes casos. A acústica e a iluminação são cruciais para o sucesso desse tipo de evento.
Montagens, como lanchonetes e restaurantes, também devem constar no checklist. Se o espaço locado para o evento não oferecer esse tipo de serviço, procure alternativas para atender o público do evento: barraquinhas, food trucks e restaurantes do entorno.
Cursos e Workshops
Os cursos e workshops são eventos mais comuns e, de certa forma, envolvem investimentos moderados.
Neste caso, o ideal é priorizar o conforto dos participantes, pois assim como os seminários e os congressos, são longas horas de evento, exigindo alta concentração.
Geralmente, as salas são montadas com divisórias móveis (drywall) e os coffee breaks são oferecidos pela organização.
Conclusão
Agora que você leu este artigo, ficou mais fácil entender porque devemos ter cuidado ao escolher o local para realizar um evento, não é mesmo?
Muitas vezes, eventos importantes são embargados e cancelados horas (ou até minutos) antes da sua realização. Além do transtorno com os participantes, incluindo os pagantes, os prejuízos são inevitáveis.
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Até a próxima.
