A importância do audiovisual na hora de escolher o local para eventos

A indústria de eventos está em constante evolução, mas há uma verdade universal quando se trata de produção de eventos corporativos: recursos visuais, especialmente quando combinados com componentes de áudio, transmitem mensagens deixando ainda melhor o local para eventos.  

Esteja você hospedando um evento híbrido, presencial ou virtual, seu objetivo deve ser envolver seu público com serviços audiovisuais consistentes e de alta qualidade no local para eventos.

Quer seu objetivo seja fazer vendas ou apresentar informações, oferecer ao seu público uma experiência audiovisual consistente e de alta qualidade é crucial para garantir que eles se concentrem na mensagem. 

Embora alguns componentes do evento possam ser expandidos ou reduzidos dependendo da necessidade, os sistemas de som, iluminação e visual são peças centrais de cada palestra e discurso. Muitas vezes, elas são as únicas ferramentas disponíveis para os apresentadores em sessões e apresentações no local para eventos.

Então, o que você precisa saber para garantir que seu evento deixe todos os participantes falando sobre todas as coisas certas, em vez de focar nas coisas erradas? 

Fique com a gente até o final deste artigo e entenda a importância do audiovisual na hora de escolher o local para eventos.

Contratar um especialista 

Cada evento traz uma enxurrada de necessidades audiovisuais de apresentadores e palestrantes, cada um com suas próprias peculiaridades de compatibilidade tecnológica. 

Os requisitos audiovisuais para eventos nunca são algo que você deve pesquisar ou descobrir somente no dia. A indústria está em constante evolução. 

Mas há uma verdade universal quando se trata de produção de eventos corporativos: recursos visuais, especialmente quando combinados com componentes de áudio, transmitem mensagens. 

Esteja produzindo um evento híbrido, presencial ou virtual, seu objetivo deve ser envolver seu público com serviços audiovisuais consistentes e de alta qualidade.

O local para eventos deve oferecer ao seu público uma experiência consistente e única.

Trabalhe para reduzir o escopo desses desafios tendo um ponto de contato único e consistente para todas as necessidades e perguntas relacionadas ao audiovisual antes e durante o evento. 

Para obter os melhores resultados, considere a contratação de uma produtora de eventos especializada em serviços audiovisuais. Além disso, a empresa de audiovisual facilitará a comunicação e evitará desentendimentos entre sua empresa e a equipe do local para eventos.

Planeje realisticamente o que você precisa 

Você deve incluir tudo o que precisa em seu pacote audiovisual, bem como alguns recursos para enfrentar mudanças de última hora. 

Em caso de dúvida, opte por equipamento audiovisual adicional, qualquer sistema de áudio pode acabar em alta demanda, uma tela extra, iluminação adicional, alto-falante, projetor mais brilhante ou monitor podem fazer toda a diferença no local para eventos.

Você pode se surpreender com o quão útil uma ou duas telas de projeção extras proporcionam no caso de uma adição ou troca de última hora na programação.

Com tantas partes móveis, literalmente, em alguns casos a melhor opção que você tem para o sucesso do evento é chamar os especialistas. 

As abordagens, geralmente, falham quando o organizador do evento é chamado para resolver problemas em outro lugar durante o evento ao vivo ou obstáculos inesperados surgem logo antes da hora do show no local para eventos

Conheça o local para eventos

Quanto maior o evento, maiores as demandas de um sistema audiovisual. Os atributos do local do evento também são determinantes no tipo de audiovisual a ser utilizado. 

Por essas e outras razões, uma empresa de produção de eventos solicitará o local para eventos durante o processo de planejamento. Dimensões da sala, fonte de alimentação, infraestrutura de TI e restrições de carregamento do local devem ser discutidas com bastante antecedência.

Horário e apresentações no local para eventos 

O tempo é importante não apenas durante as apresentações. Antes de encontrar o local para eventos e até mesmo depois do evento, você deve discutir o horário com o provedor audiovisual do evento para garantir que eles tenham tempo suficiente para configurar e desmontar o equipamento.

Deixe tempo suficiente para testar todos os componentes de um sistema no dia anterior, você não quer descobrir da maneira mais difícil que o brilho das janelas próximas tornará o texto da projeção virtualmente ilegível, né?

Fique na frente e atrás do espaço de apresentação durante as verificações de áudio para determinar os níveis de volume ideais. 

Não deixe de escolher um bom local para eventos e conheça os detalhes da produção de eventos.

Local para eventos

Faça uma lista

Assim como qualquer outro aspecto de um evento bem estruturado, você precisa manter tudo com aparência polida e funcionando sem problemas planejando com antecedência. 

Você deve compilar uma lista  de quando e onde cada apresentador estará, bem como compilar todos os arquivos digitais disponíveis dos apresentadores no mesmo local acessível. 

Uma forma boa de correr menos riscos é escolher um bom local para eventos.

Se uma unidade USB for perdida ou um arquivo de e-mail não estiver aparecendo onde deveria, ter esse backup pode significar a diferença entre salvar uma sessão ou parecer inepto na frente de seu público.

Sempre saiba como cada apresentador está planejando executar seu segmento pessoal do programa e operadores audiovisuais nunca serão pegos de surpresa. 

Se você ainda tem dúvidas de qual local para eventos contratar, conheça um dos mais conceituados espaços para eventos da América Latina.

Lista pré-evento

Embora essa lista varie dependendo do tempo e do acesso que você tem ao local, aqui está um cronograma aproximado de tarefas pré-evento a serem seguidas. Tenha em mente estes pontos surpreendentemente simples para garantir uma experiência audiovisual ideal para todos os participantes do evento:

  • Um mês antes: entre em contato com cada um de seus palestrantes, confirme se eles estarão presentes e obtenha estimativas aproximadas sobre a duração de suas apresentações.
  • Alinhamento com equipe audiovisual: discuta os requisitos de tempo de configuração e interrupção de audiovisuais com seus provedores de audiovisual e o gerente do local. Certifique-se de que esses requisitos de AV sejam incorporados à programação geral..
  • Confirmação com equipe: confirme com o local se todos os componentes necessários, cadeiras, mesas para mesa de som, suportes para telas e microfones, estarão no lugar. Certifique-se de que os fornecedores de equipamentos audiovisuais do evento tenham esse aspecto tratado. 
  • Dia do Evento: Mantenha-se disponível caso seus planos bem construídos encontrem um obstáculo. No entanto, com uma preparação cuidadosa fora do caminho, seu evento deve ter aparência, som e execução eficiente.
Local para eventos

Leia também: 09 dicas para a pré-produção de eventos corporativos.

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