9 dicas para a pré-produção de eventos corporativos

Na produção de eventos corporativos, algumas etapas são de fundamental importância para que o sucesso seja garantido.

O evento desenvolvido é feito para um determinado público, que precisa ter uma experiência agradável com a vivência proporcionada. Entretanto, para que isso aconteça, é preciso que o produtor saiba como planejar cada passo do evento.

Além disso, é indispensável o auxílio de uma equipe qualificada na pré-produção. Assim, cada um fica responsável por etapas diferentes, ninguém fica sobrecarregado e tudo é entregue dentro dos prazos.

Questões como a escolha do local correto, monitoramento das atividades, orçamentos, planilhas, cronogramas e outras são atividades que quando bem organizadas, influenciam diretamente no êxito do evento.

Sabemos que são muitos afazeres e para que nada seja esquecido e deixado de lado, separamos aqui 9 dicas para ajudar na pré-produção de eventos corporativos. 

Boa leitura!

Por que devo planejar a produção de eventos?

Sempre que vamos realizar alguma demanda, ela começa com um planejamento. Mesmo que ainda não tenha sido no papel, pois a nossa mente já começa a organizar aproximadamente como seria a execução dessa tarefa.

Mas como sabemos, o nosso dia a dia é cheio de outras demandas, sejam elas pessoais ou profissionais, e por este motivo, é fundamental que o planejamento seja executado, uma vez que estamos sujeitos a distrações e a esquecimentos.

Para que nenhuma ideia seja perdida, vale anotar tudo, para que o planejamento fique sempre disponível quando for necessário. Hoje temos diversas opções de sites ou aplicativos para fazer um planejamento bem organizado, como:

• Evernote;
• Mural;
• Super Planner;
• Planilhas Google;
• Canva.

São ferramentas online que auxiliam bastante neste processo, mas para quem prefere o modo tradicional, um papel e uma caneta servem muito bem para a ocasião.

Independente de como será feito, o ideal é que neste material conste os objetivos que devem ser alcançados, as metas que devem ser traçadas, as estratégias e as ações que serão feitas, quais públicos o evento deve atingir e outras definições que o produtor julgar essenciais. 

Como definir um público-alvo para o evento?

Definir um público-alvo para o evento é importante para que as tomadas de decisões sejam mais assertivas.

A título de exemplo podemos citar eventos esportivos. Neste caso, o público é mais seletivo, provavelmente são pessoas que se interessam pelo tema, praticam esportes e que tem uma alimentação mais saudável.

Sendo assim, neste caso, o produtor teria que ter atenção ao buffet que contratado, como seria o estilo do evento, a decoração e outros aspectos que parecem ser simples, mas que no final fazem a diferença.

Contudo, para definir o público-alvo para eventos corporativos é preciso desenvolver uma persona, ou seja, criar um personagem fictício com as características do cliente que gostaria de ir ao evento. Durante essa etapa, vale definir um perfil completo com idade, hábitos, profissão e valores. 

Esse perfil criado será crucial para tomar qualquer decisão, pois tendo em mente as características do convidado, fica mais fácil criar estratégias que impactam positivamente.

Leia também: Organização de eventos em 2022: 5 tendências que você precisa conhecer.

Quais passos são importantes para a pré-produção de eventos corporativos?

Agora que já destacamos a importância de planejar um evento e de estipular um público, vamos falar sobre quais passos serão importantes para facilitar a execução da pré-produção, vamos lá?

1. Definir objetivos da produção de evento

Já mencionamos anteriormente durante o artigo sobre a importância de fazer um planejamento. Logo após esse passo, os objetivos devem ser estabelecidos. 

Fazer um questionário pode ser uma alternativa interessante para definir estes objetivos. Depois é só responder às perguntas, que podem ser:

• O que esse evento deve trazer de benefícios para a empresa?
• Quais públicos devem ser atingidos?
• Como fazer com que o público tenha conhecimento da realização do evento?
• O que este público espera do evento corporativo?
• Quais estratégias devem ser realizadas para surpreender o público?

Esses são alguns pontos que devem ser trabalhados durante a etapa. Quanto maior for o questionário, melhor será, pois dessa forma, o produtor terá clareza para executar todas as demandas necessárias sem erro.

2. Formar equipe para dividir as demandas

Para quem trabalha com a pré-produção de eventos, sabe que são muitas responsabilidades para dar conta sozinho, por isso é necessário ter uma equipe para dividir as tarefas.

Realizar essa gestão será essencial para que as atividades tenham um maior controle, sendo todas elas concluídas.

Portanto, é preciso buscar profissionais competentes para lidar com produção, comercial, buffet, divulgação, brindes, segurança, analisar infraestrutura, estudar as melhores datas, horários e o local para eventos.

Isto é, todas as responsabilidades que envolvem o evento devem ser partilhadas, para que nada seja esquecido ou feito de última hora.

3. Organizar tudo em uma planilha

A planilha ou outros aplicativos e sites que tenham a mesma função de organizar as informações do evento, será de grande utilidade para a gestão.

Qualquer tipo de evento precisa de planejamento e de orçamentos. Tudo isso pode ser anotado ou colocado na planilha, para que o acesso aos principais dados do evento sejam acessíveis.

Além disso, pode ser adicionado o orçamento ou as demandas pelas quais cada um ficará responsável durante o evento. 

4. Procurar fornecedores com antecedência

Quando falamos em contratar serviços, é preciso ter alguns cuidados, para que imprevistos não aconteçam.

Essa é uma escolha que deve ser tomada com calma, para que tudo ocorra conforme o planejado. Ao escolher quais empresas serão contratadas, antes vale verificar a segurança que eles oferecem.

O produtor deve marcar uma conversa para ressaltar as necessidades do evento e deve pesquisar mais sobre a satisfação e a avaliação de outros clientes em relação aos serviços de buffet, fotografia, aluguel, segurança e dentre outros.

Cada análise deve ser feita, uma vez que quando uma corporação sem comprometimento é contratada, o evento sofre consequências negativas e deixa a equipe aflita, tentando solucionar um problema que pode não ter solução.

5. Resolver as questões burocráticas

Não é só a organização de eventos que deve ser planejada. Existem outras questões que são obrigatórias e que devem ser resolvidas com antecedência.

Essas questões legais são relativas ao tipo de evento que será realizado, ao porte, espaço do evento e a quantidade de convidados.

Por exemplo, existe a Lei (nº 10.098/2000) de Acessibilidade. O espaço para a produção de eventos deve contar com rampas, espaços acessíveis para pessoas portadoras de deficiência física.

Logo, faz-se necessário que o produtor tenha atenção às informações relacionadas às questões que envolvem as leis e as obrigações, como o documento de Alvará, que autoriza o acontecimento de eventos em locais públicos ou privados. 

6. Elaborar ações de comunicação

A divulgação é importante para que o público tome conhecimento de que o evento acontecerá.

A internet pode ser uma grande aliada nas ações de comunicação. Pode ser feita uma criação de Landing Pages para a captação de leads para depois enviar e-mails com informações do evento. 

As redes sociais também podem ser utilizadas, é um meio bastante eficaz, visto que os dados apontados pela plataforma Cupom Válido com os da Hootsuite e WeAreSocial demonstraram que o Brasil é o terceiro país no mundo que usa redes sociais. 

A mídia offline também pode servir para a divulgação, que é veiculada via jornal, panfletos, TV e rádio. O ideal é que a escolha seja feita conforme os hábitos de cada público-alvo.

7. Utilizar a tecnologia para a produção de evento

A tecnologia facilita tanto a comunicação interna quanto a externa. Hoje, com os aplicativos como WhatsApp, Discord e Telegram disponíveis, a comunicação se tornou ágil e eficaz.

Esses instrumentos podem ser fundamentais para manter contato com a equipe. Criar um grupo para a produção de eventos com essa finalidade é interessante para manter todos alinhados das informações.

O mesmo pode acontecer para o público que vai participar do evento. Caso eles estejam de acordo em participar, o grupo pode servir para que apenas um administrador envie mensagens sobre as novidades, as datas e os horários do evento corporativo.

8. Escolher data adequada

As datas são fundamentais, pois elas não devem ser escolhidas em feriados longos ou em datas comemorativas, porque geralmente as pessoas viajam ou já tem compromissos nesta época.

A melhor escolha deve ser tomada após analisar os seguintes fatos:

• Verificar a data local para que o evento corporativo não aconteça junto com alguma comemoração na cidade;
• Pesquisar eventos dos concorrentes para saber se os dias definidos são iguais;
• Examinar calendário de datas comemorativas para criar a possibilidade de evento no dia adequado.

Após essa conformação, a data e o horário podem ser definidos.

9. Definir local 

O local é uma das etapas mais importantes, pois não adianta fazer um planejamento impecável, ter a melhor equipe, definir a data correta, se o espaço para eventos não conta com infraestrutura adequada e uma localização estratégica.

Os convidados devem estar confortáveis, em um ambiente, espaçoso, agradável e seguro. 

Vale tirar um tempo para fazer a vistoria completa, assim fica mais fácil para verificar questões como o tempo de deslocamento até chegar ao local, estacionamento, pintura, banheiros, saídas de emergências e outros detalhes que não podem faltar de hipótese alguma no local onde será o evento corporativo.

Quais são as vantagens de organizar a pré-produção de eventos?

O sucesso da pré-produção de eventos corporativos acontece quando há uma organização antecipada nas etapas fundamentais de todo o processo.

As vantagens abrangem a identidade da marca ao organizar um evento, o reconhecimento de todo o esforço e o networking é garantido, em virtude das trocas de contatos que acontecem durante o trabalho.

Além disso, as possibilidades para ganhar novos clientes é maior, pois o produtor que realiza um trabalho de excelência é procurado com frequência para realizar seu ofício.

Agora que você já sabe como organizar um evento corporativo, que tal entrar em contato conosco para agendar uma visita no Expominas BH? 

Além da localização, infraestrutura e excelência de serviços, o Expominas se diferencia pela hospitalidade mineira. Será um prazer receber você aqui! 

Por hoje é só, até a próxima!