Feiras e exposições, congressos, shows, eventos corporativos, eventos musicais e muito mais. A lista é interminável. Eventos como esses ocorrem uma semana após a outra, aparentemente indo de acordo com o plano sem contratempos.
Mas, qual é o segredo para a produção de eventos de sucesso? O que faz um evento ser bem sucedido?
Afinal, trata-se apenas de encontrar um local, organizar comida e bebida, reservar entretenimento para eventos e enviar convites a todos os seus convidados, não é?
Na verdade, não é só isso. Como tantas coisas que à primeira vista podem parecer simples e sem esforço, a produção de eventos bem-sucedida é uma habilidade única que requer muito trabalho, tempo e esforço, bem como uma gama diversificada de habilidades.
A produção de eventos de sucesso inclui a aplicação de criatividade e inovação, visão de futuro, estudo de marcas, identificação de públicos-alvo, planejamento de logística e coordenação de toda uma série de aspectos técnicos.
Na Expominas, entendemos totalmente as necessidades do setor, pois planejamos eventos locais, nacionais e internacionais para indivíduos e empresas de grande porte, há muitos anos.
Aqui, compartilhamos alguns insights sobre:
- Produção de eventos;
- Dicas de pré-produção de eventos;
- Como lidar com prazos na produção do seu evento;
- Medidas de segurança essenciais para seu evento acontecer.
Descubra o que você precisa fazer para planejar qualquer tipo de evento, conheça nosso blog e fique por dentro de tudo que a Expominas fornece.
O que envolve a produção de eventos de sucesso?
Planejar qualquer tipo de evento é impossível sem uma compreensão de seus objetivos.
Qual é a finalidade do evento? Que experiências você quer que as pessoas tenham? Como você pretende criar um evento memorável?
Para começar, é preciso ser organizado e criativo! A organização na produção de eventos vai abranger tudo: planejamento da identidade do evento, cálculos da quantidade de pessoas, vendas de ingressos, escolha da data, local, público.
Quanto à criatividade, é ela que vai levar inovação para cada item do processo organizacional. É muito importante que o produtor de eventos, novato ou experiente, procure se atualizar sobre tudo que acontece na área, desde novas possibilidades de vender ingressos, até estratégias de marketing e preferências do público.
Estabelecendo uma linha do tempo
Determine o que tem que acontecer na produção de eventos e quando. O gerenciamento de tempo complexo está envolvido para agendar e coordenar tudo que vem junto no momento certo.
Contratação e gestão de fornecedores
Dedique tempo suficiente para pesquisar fornecedores apropriados, negociar preços, termos e condições, garantir que eles cumpram suas obrigações e ter planos de backup em vigor.
Manter uma produção de eventos lucrativos e saudáveis não é tarefa fácil, nem acontece por mérito exclusivamente individual.
O gestor precisa saber se relacionar com a equipe interna, sobre a qual ele deve ter total controle, mas também é necessário ter uma atenção especial ao relacionamento com seus parceiros.
Isso envolve estabelecer um nível eficiente de reciprocidade, saber respeitar as particularidades de cada fornecedor e defender os interesses da sua empresa, sem colocar demandas inviáveis para os fornecedores.
O principal objetivo da produção de eventos é utilizar, com eficiência, os recursos da empresa, deixando os custos do serviço dentro do possível, para garantir a lucratividade no produto final, sem sacrificar a operação do fornecedor. Afinal de contas, se não for rentável para ele, dificilmente a parceria será duradoura.
Marketing e comunicação
Considere a literatura promocional, flyers, cartazes, plataformas de mídia social apropriadas para divulgação de eventos, impressão, publicidade e bilheteria.
Um dos processos humanos mais antigos e essenciais para a produção de eventos é a comunicação.
Ela é a responsável por interligar pessoas e promover intercâmbios das mais variadas classes, podendo ser útil para transmitir dados, conhecimentos, notícias, arte, ideias, etc.
Gestão de risco
Realizar avaliações de risco apropriadas e cumprir todos os requisitos de saúde e segurança são necessários para fazer uma boa produção de eventos.
Isso pode incluir o controle da capacidade do público, cobertura adequada de primeiros socorros, acesso para serviços de emergência, aspectos de segurança, ter as permissões e licenças corretas e seguros de equipamentos e do local do evento.
Conheça mais sobre medidas de riscos com a Expominas.
Um olhar para os detalhes
O detalhe é fundamental, assim como a comunicação eficiente, mantendo registros de tudo o que é citado pelos fornecedores e sendo claro na emissão de instruções.
Engana-se quem pensa que organizar um evento é algo fácil. Cada detalhe pode determinar o sucesso ou o fracasso na produção de eventos.
Habilidades organizacionais e criatividade
Não é apenas fazer a coisa certa na hora certa, mas ser capaz de organizar os eventos, cumprir prazos, horários, estabelecer contatos e negociar.
É preciso ter criatividade na concepção de pacotes de produção de eventos inovadores e na adaptação das tendências atuais, bem como a capacidade de pensar no local, solucionar problemas e resolver adversidades que surgem imediatamente.
Habilidades de orçamento e pessoas
Priorizando os gastos por importância, negociando preços acessíveis, gerenciando planilhas, forçando para todas as eventualidades na produção de eventos.
Ser capaz de estabelecer uma ligação eficaz e comunicar-se com líderes globais, fornecedores e equipe de eventos. Ser cortês, justo, claro e inspirador, conservando sempre os preceitos de sua autoridade.
Multitarefa na produção de eventos
Alguns consideram essa dica como prejudicial à produtividade, mas produtores de eventos precisam ser capazes de realizar múltiplas tarefas.
É necessário saber trabalhar o foco sem que ocorra uma desorientação. Em um mundo perfeito isso ocorreria naturalmente. Na realidade, você precisa fazer malabarismos no dia a dia, para dar conta de todas as etapas de uma produção.
Flexibilidade e vontade de se adaptar às tendências do mercado
Nada permanece o mesmo por muito tempo na produção de eventos de sucesso. A tecnologia está evoluindo rapidamente. Fotografia, vídeo, tendências de iluminação, continuarão a avançar.
As tendências de decoração, tecidos, cores e estilos mudam, assim como as expectativas e exigências dos clientes. É vital manter-se atualizado, saber o que está acontecendo no setor de produção de eventos e enfrentar os desafios que a produção de um evento traz.
Além disso, é imprescindível a produção de eventos tratar de montar uma cena, criar uma atmosfera, um clima, um propósito, por meio dos equipamentos, acessórios e suprimentos disponíveis. Trata-se de atingir um público-alvo, apelar e envolver-se com ele. É sobre buscar a perfeição e criar memórias.
Toques finais
Estar ciente de quaisquer extras que você possa precisar para o seu evento. Se vai precisar alugar móveis, iluminação, cablagem ou equipamento técnico, e se a sua produção exige que presentes de lembrança sejam dados aos convidados.
A sua comunicação precisa ser eficaz, a atenção aos detalhes são cruciais.
O Expominas tem uma reputação incomparável por realizar eventos pessoais e corporativos de alta qualidade, com uma infraestrutura inteligente.
Somos um dos mais conceituados espaços da América Latina.
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