O local para eventos é um fator essencial que todo produtor deve prestar atenção, pois essa escolha pode fazer do evento um sucesso, assim como também pode gerar transtornos, e o evento se tornar um fracasso.
Ao planejar um evento, muitas etapas são realizadas, deixando a escolha do local sempre para depois.
Entretanto, vale lembrar que essa é uma decisão fundamental, que deve ser vista com antecedência, para verificar questões relacionadas à infraestrutura, segurança, capacidade de pessoas, estacionamento, acessibilidade e localização.
Além disso, essa é uma forma de garantir boas experiências aos participantes, uma vez que um espaço limpo, organizado, amplo e agradável, causa boas sensações.
Continue conosco, no artigo de hoje vamos ajudar você a identificar 5 fatores decisivos na hora de escolher o local para eventos.
Boa leitura!
Qual é a importância de escolher o local para eventos?
A escolha do local para eventos é importante porque ela pode ser reflexo de uma relação duradoura com o público, visto que o espaço pode ou não agradar os participantes.
Quando vamos a um evento, e percebemos um ambiente quente ou sem espaço para que as pessoas possam se movimentar, por exemplo, não ficamos por muito tempo no local.
Isto porque, a sensação não é agradável, independente do tipo de palestra ou workshop que possa estar acontecendo.
Além do mais, esse é o tipo de experiência que não queremos ter novamente, não é? Então, quando queremos muito ir em um show, por exemplo, e vemos que será no mesmo local onde a experiência foi ruim, logo pensamos se realmente irá valer a pena realizar este sacrifício.
O que queremos dizer com isso, é que o local para eventos deve ser estudado, em virtude desta ser uma decisão que acarreta também na construção e valor de uma marca.
Vejamos no próximo tópico como evitar este tipo de situação.
Como escolher o local para eventos?
Ao pesquisar na cidade os melhores locais para realizar um evento atrativo, não basta apenas analisar a sua reputação, pois é importante fazer uma visita para ver se há infiltrações, paredes mal pintadas e banheiros quebrados. Além disso, existem outros fatores que precisam ser observados, vejamos:
- Infraestrutura: uma forma de proporcionar experiências
A infraestrutura é imprescindível, como mencionamos, este fator vai além do conforto, já que esse aspecto pode fazer do evento um sucesso.
Portanto, os detalhes fazem a diferença. Sempre que possível, o produtor ou a equipe responsável deve fazer uma visita técnica para ver questões relacionadas à iluminação, limpeza, refrigeração, instalações elétricas e hidrossanitárias.
Outro ponto importante, é a verificação de aparelhos, como ar condicionado e projetor. Por falar em equipamentos, não podemos deixar de dar atenção ao funcionamento de interruptores e tomadas.
Vale destacar que é importante ter atenção a voltagem, caso o apresentador for levar algum aparelho de uso próprio.
Os banheiros, as paredes, as sinalizações e saídas de emergência devem ser verificadas também.
Como podemos perceber, são muitos detalhes, então quem for realizar a visita deve ter em mãos um checklist, para não esquecer de nenhuma etapa.
- Ofereça um local para eventos de segurança aos convidados
Segurança é muito importante, ninguém quer sair de casa para ir em um bairro perigoso e se expor.
Sendo assim, a escolha do local para eventos deve ser pensando na proximidade de hotéis, metrôs, que seja de fácil acesso para quem for chegar e sair.
Outro aspecto fundamental é o estacionamento. Locais para eventos que tem um espaço para que o público possa deixar o carro seguro é essencial. Assim, não haverá exposição a perigos, pois não será necessário ir para o carro no meio da rua.
- Analise as condições climáticas do local para eventos
O evento que é realizado em locais fechados não devem ser quentes. O ideal é que o espaço seja climatizado, oferecendo às pessoas conforto e bem-estar.
Desse modo, é necessário que uma pessoa verifique se todos os aparelhos que proporcionam essa condição climática estão funcionando corretamente, para que as pessoas não fiquem com calor ou para que o aparelho também não gele demais a sala.
Está planejando realizar um evento atrativo? Leia também: Produção de eventos corporativos: como organizar um evento atrativo?
- Acessibilidade é um fator importante na escolha do local para eventos
É preciso lembrar que um evento deve disponibilizar acessibilidade para pessoas com deficiência ou com dificuldade de locomoção.
Existe a Lei nº 10.098/2000, que estabelece a remoção de barreiras, para que seja proporcionado às pessoas com deficiência ou com dificuldade de locomoção, uma qualidade de vida.
Essa é uma atitude fundamental que contribui com a inclusão e demonstra empatia. Isto posto, quem for realizar a visita para escolher o local onde o evento será realizado, deve analisar as rampas, a adaptação dos banheiros, o tamanho do ambiente, corrimãos, placas de sinalização e as vagas em estacionamento para pessoas com deficiência física ou idosos.
- Localização, um fator crucial para realização do evento. Veja o porquê
Uma localização estratégica permite segurança e rapidez para o público, pois um local para eventos onde o trânsito não flui, é ruim, acaba atrasando e irritando os participantes.
É interessante perceber como todos esses cinco fatores mencionados são um conjunto, que proporcionam às pessoas uma experiência marcante e positiva.
Além disso, para pessoas que são de outras cidades, a localização de onde o evento será realizado, é decisivo. Quanto mais próximo for de hotéis e aeroportos, melhor será. Ou seja, o produtor deve escolher o parque de exposições que tenha uma localização estratégica.
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