A produção de eventos é um trabalho essencial para qualquer tipo de confraternização, pois pode trazer muitas vantagens para as empresas.
Na organização de um evento corporativo, é necessário que se tenha um planejamento, para determinar todas as etapas e os detalhes, para que tudo saia conforme o objetivo traçado.
Isto porque, existem muitos passos durante a produção de eventos, que são fundamentais e definitivos para o sucesso do evento. Assim, todas elas devem ser estudadas e analisadas para obter bons resultados.
Continue conosco, no artigo de hoje você vai descobrir como atrair o público-alvo e como organizar um evento corporativo de sucesso.
Boa leitura!
O que é um evento corporativo?
Antes de mencionarmos aqui as principais estratégias que fazem do evento um sucesso, primeiro precisamos destacar que um evento corporativo é aquele que tem como objetivo relacionar empresa, empresários e líderes através de encontros como congressos, seminários, workshop, oficina ou simpósios.
Estes encontros promovem network, experiência e conhecimento para empresários, que por sua vez compartilham informações sobre o mercado tecnológico e econômico, promovendo também produtos ou serviços.
Cada evento tem sua finalidade, entretanto, durante esse encontro de profissionais ou de estudantes de uma determinada profissão, existe uma troca de contatos, conhecimentos e experiências.
E para que isso aconteça, é ideal atrair públicos selecionados para promover sucesso, estabelecendo relacionamento e parcerias durante o encontro, vejamos como fazer isso no próximo tópico.
Como atrair clientes para um evento corporativo?
Como mencionamos durante o conteúdo, eventos corporativos têm um público selecionado, dependendo da finalidade e do tipo de evento que será realizado.
Por exemplo, um workshop de marketing pode ser um evento atraente para empresários de diferentes segmentos, publicitários ou estudantes da profissão.
O ideal é que seja realizada uma ação para que essas pessoas tomem conhecimento de que haverá está realização.
Assim sendo, algumas fases precisam ser seguidas, vejamos:
Estabelecer objetivo do evento
Cada evento tem suas características, que são definidas juntamente com os objetivos.
É possível realizar eventos para lançar um produto, serviços, criar relações e contatos com pessoas da área ou captar contatos para converter em vendas.
Independente do propósito, é importante realizar com antecedência anotações para estabelecer os motivos pelos quais realizar o evento, assim fica mais claro para identificar os objetivos finais do evento.
Realizar algumas perguntas e depois respondê-las pode ser uma estratégia eficaz, como:
- “O que eu quero com esse evento?”;
- “Quais vantagens ele pode trazer para a minha empresa?”;
- “Quem e qual é o perfil das pessoas que gostariam de participar?”;
- “O que posso fazer para tornar o evento marcante?”;
- “O que eu gostaria de sentir e ver se eu fosse um participante do evento?”.
Algumas perguntas como essas podem oferecer ao produtor algumas ideias interessantes, dando a ele uma linha de raciocínio parecida com a do público.
Além disso, os objetivos serão traçados a partir dessa resposta, dando maiores chances de sucesso na produção de eventos.
Definir público-alvo
Vale mencionar que o público-alvo é uma determinação indispensável para qualquer planejamento, seja de um evento corporativo ou não. Isto porque, nessa definição algumas características essenciais são estipuladas, como idade, profissão, gênero, classe social e outras.
É assim que percebemos o perfil do nosso público-alvo, nos permitindo traçar ações mais assertivas que alcançam as pessoas certas.
Criar uma persona é uma das estratégias essenciais para esse planejamento, pois são pessoas fictícias, onde características são criadas para compreender melhor os hábitos e informações específicas do público.
Com a persona criada, teremos em mãos o perfil do cliente que, por sua vez, nos proporciona ideias para tornar o evento ainda mais atrativo para os potenciais públicos.
Realizar orçamento
O orçamento é necessário para que possa ser traçado um planejamento específico, para escolher as ações mais viáveis.
Uma planilha pode ajudar muito o produtor, pois pode servir para determinar os custos e para quais ações o dinheiro será investido.
Primeiramente, tem que decidir o valor total disponível para o evento, para que os gastos não ultrapassem os limites.
Além disso, cada prioridade deve ser anotada, por mais simples que seja. O pagamento de equipe, a alimentação ou a decoração do espaço devem estar presentes no orçamento, assim como o valor base de quanto o evento pode trazer de retorno.
Sabemos que imprevistos acontecem, sendo assim, é preciso pensar na disponibilidade de um capital de emergência, caso ocorra alguma circunstância inoportuna no dia da realização.
A gestão financeira para a produção de eventos é um processo que possibilita o acompanhamento detalhado do evento, sendo esse um fator que também promove o sucesso.
Ter uma equipe
A equipe vai ajudar a realizar cada demanda sem atrasos. Para isso, é fundamental decidir quais pessoas ficarão responsáveis pelas atividades e em quanto tempo ela deve ser entregue.
Por exemplo, o organizador pode determinar para duas pessoas a responsabilidade de listar os melhores espaços de eventos da cidade, ir até o ambiente para conhecer melhor e verificar a infraestrutura e o orçamento.
Neste caso, a data também pode ser determinada para essa equipe, pois assim a escolha do espaço não será feita de última hora, o que é muito eficaz para não atrapalhar outras demandas, como a de decoração.
Vale lembrar que com uma equipe ninguém fica sobrecarregado. Um trabalho que demanda muitas obrigações necessita de apoio, para que nenhum detalhe seja esquecido.
Investir na divulgação
A divulgação faz a diferença, principalmente quando ela é feita da maneira correta e consegue atingir o público certo.
Apostar no e-mail marketing, redes sociais, cupons e na mídia tradicional é válido, todas essas são formas de divulgar, porém é importante informar que este tipo de comunicação só traz retorno se for feito para o público certo.
Para compreendermos bem, podemos mencionar o exemplo de um evento de direito penal. Neste caso, não faz sentido divulgar o evento para outros tipos de profissionais como dentistas ou engenheiros, uma vez que o público do evento é específico, seriam advogados ou estudantes de direito.
Determinar data e local
A data é uma decisão que deve ser bem analisada, isto porque o evento não deve coincidir com datas comemorativas ou feriados em que normalmente as pessoas viajam.
Por exemplo, final de ano é uma época em que as pessoas estão de férias ou já têm algum compromisso ou viagem marcada.
Para que o evento tenha uma boa quantidade de participantes, é preciso pensar verificar o calendário, para que assim um dia estratégico seja escolhido.
Não são só os dias que precisam ser analisados, o local onde o evento irá acontecer também é um fator decisivo, uma vez que o espaço pode colaborar para proporcionar ao público boas experiências.
Vejamos, se participamos de um encontro onde o ambiente nos transmite bem-estar e satisfação, existem boas chances de voltar e participar novamente de outros encontros, pois a experiência boa foi vivenciada.
O mesmo não pode ser dito em relação a um evento que acontece em um espaço com infiltração, sem acessibilidade para deficientes, sem saídas de emergência, com localização perigosa e sem estacionamento, por exemplo.
Essas são características indispensáveis que devem ser observadas no local para eventos.
Leia também: 6 dicas de produção de eventos: Aprenda a lidar com prazos.
Por que a experiência é um fator essencial na produção de eventos?
A experiência pode transformar um evento se a organização for realizada de forma atrativa. Esse é um investimento que traz bons resultados, não só no dia ou durante do evento corporativo, mas principalmente no pós-evento para as empresas.
Isto porque, a produção de eventos quando bem trabalhada promove engajamento, envolvimento e cativa os participantes.
Com a experiência vivenciada, o participante conhece mais sobre a marca, seus produtos e serviços, tornando-se um potencial consumidor.
Durante o conteúdo mencionamos como atrair clientes para os eventos, mas é preciso destacar que todos os pontos devem ser pensados e traçados com antecedência, pois quando fazemos isto, evitamos imprevistos.
E então, está querendo produzir um evento de sucesso?
Comece escolhendo o local certo.
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Por hoje é só, até a próxima!
