A preocupação com o local para eventos corporativos é indispensável, pois por serem eventos mais focados na reunião de profissionais de uma determinada área com fins empresariais, o ambiente precisa ser favorável à ocasião.
Seja em congressos, workshops, palestras ou convenções, o ideal antes de tudo é planejar detalhadamente como escolher o local para eventos.
Esse cuidado ao analisar o lugar certo é importante para evitar maiores contratempos e prejuízos.
Continue conosco, preparamos este artigo para ajudar nos passos que devem ser dados para escolher o local ideal para congressos corporativos.
Boa leitura!
Como escolher um local para eventos?
Antes de escolher o local, é importante identificar qual será o objetivo do evento. Após esta decisão, a procura por um ambiente que ofereça o espaço adequado, confortável e seguro, assim como uma boa infraestrutura são pontos relevantes.
Além disso, é fundamental que o espaço tenha capacidade para receber todos os convidados, tendo a disponibilidade de um estacionamento interno, uma vez que não é seguro sair do espaço para buscar o carro ou deixá-lo do lado de fora.
Vale ressaltar que os participantes do evento devem se sentir seguros enquanto a localização do evento, pois, deste modo, não se faz necessário a preocupação de eventualidades negativas.
Quais são o tipos de eventos corporativos?
Para começar a organizar, é necessário que, primeiramente, seja definido o tipo de evento corporativo que será realizado.
Isto porque cada encontro exige um tipo de estrutura diferente. Alguns deles são:
- Congressos;
- Seminários;
- Conferências;
- Palestras;
- Convenções;
- Fóruns;
- Simpósios;
- Mesa redonda;
- Feiras;
- Encontros.
Todos os eventos corporativos citados acima, precisam de um ambiente estruturado para que não ocorra maiores problemas na data marcada.
Por este motivo, a escolha deve ser baseada em um parque de exposições que proporcione todos os tipos de formatos de evento.
O congresso, por exemplo, é um evento que necessita de um espaço apropriado, pois são três ou mais dias de apresentações de pesquisas, estudos científicos, debates, palestrantes, módulos e sessões.
Além disso, o espaço deve ser aconchegante e espaçoso, principalmente agora com os protocolos de segurança contra a Convid-19. Deste modo, o serviço oferecido e a estrutura devem ser de primeira categoria.
Quais os pontos importantes que devem ser considerados no planejamento de um evento?
Alguns pontos não podem faltar em hipótese alguma em um evento corporativo, por este motivo, é importante visitar o local e verificar as exclusividades que são oferecidas.
É importante entender que o evento deve ser marcante e para isso, é necessário primeiramente provocar uma experiência positiva em todos que irão participar.
A falta de um olhar mais criterioso ao escolher o local do evento pode torná-lo ruim, portanto é fundamental ficar atento aos seguintes pontos:
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Vistoria completa no ambiente:
Ir ao local para verificar se realmente está tudo nos conformes é um dos passos principais. Um evento bem sucedido requer um ambiente agradável. Verificar a limpeza, bem como se as paredes estão bem pintadas ou se há presença de infiltração são etapas importantes.
Eventualidades podem acontecer durante o evento como chuvas, por exemplo. Neste caso, todos precisam estar bem abrigados e despreocupados com o ambiente, sem que nada saia do controle.
Além disso, o espaço deve dispor de interruptores e pontos estratégicos para tomadas caso haja a necessidade de fazer uma apresentação.
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Avaliações do local para eventos
A avaliação do local bem como sua reputação são quesitos relevantes. Visitar o site da empresa, pesquisar a experiência de outras pessoas que fizeram eventos no local são formas de se precaver.
Sempre que possível, é oportuno pesquisar tudo com antecedência para que dê tempo de entrar em contato com a empresa, verificar os valores, marcar uma visita e conhecer o espaço.
Além disso, é uma boa oportunidade para se certificar de como é feito o trajeto até o local, quanto tempo em média é gasto no trânsito e se há algum problema maior que possa prejudicar o evento corporativo.
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Localização
Caso o evento seja realizado em uma cidade turística, vale verificar em qual região o espaço estará localizado.
Pensar num local estratégico para fazer o evento também é fundamental, optar por localizações próximas a hotéis, restaurantes e aeroportos é uma boa escolha.
Para um evento promissor, a escolha deve ser feita no melhor parque de exposições da cidade.
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Infraestrutura do local para eventos
A infraestrutura para eventos deve ser muito bem analisada, pois são questões importantes como iluminação, caixa de som, saída de emergência, instalações elétricas, banheiros, rampas e acessos adaptados para pessoas deficientes.
Trata-se de uma precaução sobre a segurança de todos e o sucesso da produção do evento, que trará o resultado de uma boa experiência a todos os participantes.
Conclusão
Viu só a importância de escolher o centro de exposições ideal para realizar congressos corporativos? Focar na experiência dos participantes também está na escolha do local. Isto traz uma potência maior para a empresa e a visibilidade da marca.
Um evento corporativo é destinado aos profissionais de uma determinada profissão. Por se tratar de empresas, a finalidade é destinada para reunir colaboradores, fazer networking e vários outros fins.
Que tal engajar o relacionamento com a equipe e transmitir os valores da sua empresa através de eventos corporativos? Entre em contato, conheça o Expominas BH, o melhor parque de exposições para realizar eventos em Belo Horizonte.
Esperamos que tenha gostado de nos acompanhar até o final deste artigo.
Até o próximo conteúdo!
