Os eventos corporativos, são frequentemente usados para comunicar a estratégia da empresa, mudar o comportamento interno, lançar um produto ou serviço, motivar, treinar ou recompensar a equipe.
Em muitos casos, apoiam iniciativas mais amplas de marketing ou vendas, incentivam as conquistas da equipe ou entretêm os líderes.
O que é planejamento de eventos corporativos?
O planejamento de eventos corporativos vai além de planejar reuniões. Embora conferências e reuniões possam constituir a maior parte da carga de trabalho.
Alguns eventos que você pode organizar incluem: eventos musicais, feiras e exposições, hospitalidade corporativa, entretenimento de clientes, convenções, eventos de funcionários, formação de equipes e eventos motivacionais.
Planejar e executar um evento corporativo de sucesso não é tarefa simples. Normalmente, é um processo de meses que consiste em vários estágios.
Tipos de eventos corporativos
Os eventos corporativos podem variar de conferências da empresa e seminários de treinamento interno a dias de folga da equipe e hospitalidade do cliente. Ao planejar qualquer tipo de evento, é melhor avaliá-los em termos de seu tamanho.
Eventos de pequeno porte
São planejados para até 200 pessoas e geralmente assumem a forma de reuniões ou sessões de treinamento mais íntimas.
Os requisitos para esses eventos corporativos podem envolver simplesmente uma reserva de sala, instalações para apresentações, lanches e inscrição.
Os planejadores podem precisar gerenciar um itinerário do palco principal e várias sessões de breakout, juntamente com almoço, bebidas, recursos audiovisuais, inscrição on-line e transporte.
Eventos de médio porte
Sabendo que a classificação anterior não passa de 200 pessoas, qualquer organização que tenha o número superior, já entra na categoria de médio porte. Assim como eventos de pequeno porte, congressos, seminários e festas, também estão presentes aqui, porém, com quantidade máxima de 500 pessoas.
Eventos de grande porte
A parte da infraestrutura de um eventos corporativos de grande porte é um dos passos essenciais para a realização dessa atividade. É importante que o local ofereça segurança para comportar a quantidade de pessoas.
Por isso, a parte responsável pela estrutura do evento precisa pensar:
- Na instalação do palco e das estruturas metálicas;
- Nas saídas de emergência;
- Em pontos de apoio para a venda de alimentos;
- Na instalação de banheiros químicos;
- Na liberação de documentação autorizando o evento.
Esses são apenas alguns detalhes de uma grande estrutura e equipe que são necessárias para demandar um evento corporativo. A locação de equipamentos e sua disponibilidade no local também é fundamental.
Se você ainda não conhece o Expominas BH, saiba que nós somos um dos mais conceituados espaços para eventos da América Latina. Ganhamos evidência nos cenários nacional e internacional devido à nossa infraestrutura, conforto, segurança, excelência de serviços e especialmente por nossa hospitalidade.
Ainda tem dúvidas? Entenda melhor o que são eventos de pequeno, médio e grande porte.
Orçamento do evento
A quantidade de orçamento disponível pode afetar todos os aspectos do planejamento de eventos corporativos, desde a escolha do local e dos palestrantes, do entretenimento, da tecnologia e equipe.
Decida se seu orçamento tem apenas despesas ou você poderá complementá-lo com receitas de expositores, patrocinadores ou outras formas de receita externa.
Todo orçamento do evento, no entanto, precisa de flexibilidade embutida. Despesas imprevistas são comuns em eventos corporativos e os custos do fornecedor geralmente são fornecidos como estimativas, em vez de preços fixos, por isso é vital que um orçamento geral seja gerenciado de acordo.
Depois de obter os custos do fornecedor, faça uma lista abrangente de todos os itens de linha de orçamento no ciclo de vida do evento.
Objetivo do evento
Os objetivos do eventos corporativos são: aumentar o reconhecimento da marca, comunicar a estratégia de negócios, recompensar e motivar ou lançar um novo produto ou serviço.
Você pode definir metas, implementar as métricas certas para acompanhar os resultados e determinar quem serão os participantes.
Quando você tem metas e objetivos bem definidos para o seu evento corporativo, planejar, promover e manter seu orçamento fica muito fácil.
Fornecimento do local para evento corporativo
Se as partes interessadas desejam deixar uma impressão duradoura em clientes valiosos ou em potencial, por exemplo, o local dos eventos corporativos precisará desempenhar seu papel e oferecer um fator memorável.
Outros fatores que influenciarão a escolha do local incluem orçamento, capacidade, localização, disponibilidade e logística.
Ter uma compreensão clara desses requisitos do evento permitirá que você selecione vários locais, envie solicitações de propostas por escrito e organize visitas ao local.
Para saber melhor como realizar a melhor escolha, clique aqui.
Marketing de Eventos
Ao criar uma campanha de marketing em torno do seu evento, os participantes e as partes interessadas se sentirão mais envolvidas. Ele também permitirá que você comunique anúncios importantes.
Os ativos de marketing de eventos incluem e-mails, canais de mídias sociais, um site de marca e um aplicativo de eventos para dispositivos móveis. Você também pode projetar e criar pôsteres, panfletos, crachás e outros acessórios para manter o seu evento corporativo em mente e com alta expectativa.
Um site de pré-produção de eventos mostrará os destaques do evento e se baseará na noção de experiência antes da chegada dos participantes. Um site também pode ser usado para agilizar o processo de registro e criar um balcão único para reservas de acomodação ou transporte.
O design e a usabilidade do site do seu evento corporativo serão cruciais para o sucesso dele, portanto, preste atenção especial a forma como ele é projetado e construído.
Para garantir o sucesso dos seus eventos corporativos, é essencial contar com uma equipe qualificada para a produção de cada etapa. Só assim é possível evitar imprevistos desagradáveis e se certificar de que tudo ocorrerá conforme o planejado.
E então, gostou do artigo? Ainda tem dúvidas sobre como funciona esse tipo de evento?
Então conheça nosso blog e fique por dentro de tudo sobre eventos corporativos.
