Segundo o Cvent Planner Sourcing Report 2026, que ouviu mais de 1.650 organizadores, 78% consideram os esforços de sustentabilidade do espaço um fator importante na escolha do local. Para quem cuida da produção de eventos, essa cobrança chega junto com o prazo apertado, o orçamento fechado e uma dúzia de fornecedores para alinhar. Na correria, a atenção costuma ficar concentrada nas lixeiras de coleta seletiva do dia do evento.
A sustentabilidade em eventos começa nas decisões de planejamento: o que será impresso, quantas refeições serão produzidas, que materiais os fornecedores vão trazer e como o público vai chegar. Quando essas escolhas entram no cronograma desde a primeira reunião, a redução de resíduos em eventos acontece antes de existir qualquer resíduo para separar.
Materiais, alimentação, fornecedores, mobilidade e comunicação concentram as escolhas que mais pesam em grandes eventos, e cada uma delas também deixa a operação mais previsível para a sua equipe. Comece pela lista que costuma ser fechada primeiro: a de materiais.
Onde o desperdício aparece antes de o evento abrir as portas
Em grandes eventos, os maiores volumes de descarte costumam vir de 4 origens:
- Material impresso;
- Itens de uso único;
- Sobra de alimentos;
- Estruturas de montagem usadas uma só vez.
Todos esses volumes nascem em pedidos de compra, briefings de cenografia e contratos de buffet. Mapear essas origens é o primeiro passo para eventos sustentáveis com resultado mensurável.
A escala multiplica cada decisão pequena. Em um congresso de 3 mil participantes com pausas para café por dia, um copo descartável por pessoa em cada pausa soma 9 mil copos diários.
Por isso, o momento de agir é a revisão da lista de compras, quando a troca de um item ainda depende só de um ajuste no pedido.
Como reduzir descartáveis e impressos sem perder a comunicação com o público?
Substitua o que é distribuído em massa pelo que pode ser reutilizado. Programação no aplicativo ou em QR code, sinalização sem data e cordões de credencial recolhidos na saída reduzem o volume de impressos e descartáveis, além de manter a informação acessível.
Na sinalização, as placas que indicam pavilhão, auditório e sanitários, sem o nome da edição, voltam para o estoque e servem às próximas edições. Reserve a data e a lista de patrocinadores para poucas peças, de preferência digitais.
Revise também o kit do participante. Brinde que ninguém pediu, pasta plástica e bloco de papel costumam terminar nas lixeiras do próprio pavilhão. Um único item útil, ou a opção de dispensar o kit já na inscrição, reduz compra e descarte ao mesmo tempo.
Defina o cardápio a partir da presença real
A alimentação é uma das fontes de desperdício mais difíceis de corrigir no dia, porque a comida já foi produzida. O controle começa no número que vai para o buffet.
Use os dados de credenciamento de edições anteriores, quando houver, para comparar quantas pessoas compareceram com o total de inscritos. Confirme a quantidade final com o buffet na véspera e combine porções servidas pela equipe nos pontos de maior fluxo, o que reduz a sobra nas bandejas de autosserviço.
Cardápios com alimentos locais e da estação, prática que vem ganhando espaço no setor, encurtam o transporte dos insumos e facilitam a reposição com fornecedores da região.
Defina ainda no contrato o destino das sobras que podem ser aproveitadas. No Brasil, a doação de alimentos excedentes tem respaldo na Lei nº 14.016/2020, desde que mantidas as condições sanitárias.
O que pedir aos fornecedores antes de fechar o contrato?
Peça a cada fornecedor a lista do que ele vai trazer, usar e levar embora, com destino definido para o que sobrar. Montadoras, cenógrafos, buffet e empresas de limpeza tratam o tema de formas diferentes, e um briefing comum estabelece o mesmo critério para todos.
Inclua perguntas objetivas: se a estrutura do estande é reutilizável, se o carpete volta para a montadora, que embalagem chega com os insumos e quem retira o material ao final. As respostas entram no contrato e evitam um impasse na madrugada da desmontagem, quando a equipe já está cansada e o pavilhão precisa ser entregue no horário combinado.
Com expositores, a lógica é a mesma. Um manual do expositor com orientações sobre materiais e descarte, enviado com antecedência, chega a centenas de empresas de uma vez e evita que cada estande crie a própria regra.
Quando o impacto começa no trajeto até o pavilhão
O deslocamento de milhares de pessoas até o evento é um impacto que a organização consegue influenciar com informação. Divulgue na página do evento e no e-mail de confirmação as linhas de transporte público, os pontos de embarque por aplicativo e a possibilidade de carona entre colegas da mesma empresa.
Para eventos em Belo Horizonte com público de outras cidades, indicar hotéis próximos e horários de traslado reduz deslocamentos isolados e chegadas atrasadas ao credenciamento.
A mesma comunicação orienta o comportamento dentro do evento: onde ficam os pontos de água, como funciona a separação de resíduos e por que o kit é opcional. O participante colabora com mais facilidade quando recebe essas orientações antes de chegar.
Grandes eventos pedem decisões sustentáveis desde a primeira reunião
O dado da Cvent mostra que a sustentabilidade já pesa na escolha do local. Cabe à sua equipe transformar essa exigência em critério de planejamento, definido antes de o primeiro pedido de compra sair.
No Expominas, pavilhões, auditório e salas de reunião ficam no mesmo complexo, o que facilita concentrar programação, alimentação e conteúdo em um só endereço. Para conhecer o nosso olhar sobre o tema, leia também Eventos sustentáveis: o caminho do Expominas rumo ao ESG.
Se você está planejando um grande evento em Belo Horizonte e quer considerar a sustentabilidade desde o planejamento, consulte a agenda e fale com a nossa equipe para verificar a disponibilidade da sua data.
