Na hora de organizar qualquer tipo de evento, tanto para uma única empresa como para um grupo inteiro de organizações, é preciso tomar certos cuidados em relação à segurança. 

Afinal, garantir a participação de todos os convidados é simplesmente essencial para o sucesso de eventos. 

Também, é importante para evitar qualquer ocorrência que justifique o pagamento de indenizações ou multas. É aquele antigo ditado: antes prevenir que remediar.

Pronto para conferir alguns dos principais cuidados que devem ser tomados no que se refere à segurança em eventos corporativos? Então basta acompanhar as super dicas Expominas. 

Os requisitos básicos

Quem trabalha na gestão de eventos corporativos deve saber: Alguns requisitos básicos não podem ser negligenciados. 

Na prática, muitas empresas deixam esse tópico como o último da lista, ou não se preparam para possíveis imprevistos. 

Mas, é exatamente por essa razão que pequenos problemas costumam se transformar em grandes dores de cabeça.

Entender os princípios de segurança serve para evitar ocorrências desagradáveis, como queda de objetos, acidentes com convidados e até furtos.

Sem contar que, uma preparação cuidadosa, com todas as devidas informações documentadas, também podem servir como um indício, em casos de acidentes, de que a empresa fez todo o necessário para garantir a segurança dos participantes. Mas por onde começar? Confira nossa lista!

Conferir o local

Veja se tudo está de acordo com as normas de segurança exigidas. Além disso, é sempre bom confirmar a presença de extintores de incêndio em pontos estratégicos.

Informe-se sobre as saídas de emergência: se estão devidamente sinalizadas e prontas para o caso de precisarem ser usadas por qualquer convidado, inclusive se for portador de alguma necessidade especial.  

Confira também se a documentação do lugar está atualizada e se as certificações emitidas pela prefeitura e pelo corpo de bombeiros estão visíveis ao público.

Providenciar os alvarás

Qualquer evento exige a autorização da prefeitura para ser realizado. Assim, o responsável por sua organização deve contatar a sede administrativa do município, informando-se sobre a documentação necessária. 

Para conceder a autorização, as autoridades geralmente solicitam os seguintes documentos:

– Contrato de locação;

– Medidas de limpeza;

– Certificado da empresa de segurança contratada;

– Termo de responsabilidade assinado;

– Cópia de comunicação à polícia e ao corpo de bombeiros.

Aqui no Expominas BH, a infraestrutura é inteligente, estamos prontos para realizar com excelência eventos como:

• Feiras;
• Exposições;
• Congressos;
• Shows;
• Eventos Corporativos;
• Eventos sociais e mais.

Nosso local tem capacidade para receber até 45 mil pessoas em espaços moduláveis e multifuncionais.

Aproveite e conheça uma das principais capitais do Brasil, com uma grande relevância cultural,  Belo horizonte.

Prever os riscos

A gestão de riscos consiste em fazer o levantamento de todas as possíveis adversidades que possam surgir durante o evento, preparando-se preferencialmente para evitá-las ou, se for necessário, para tomar as medidas necessárias caso efetivamente aconteçam.

Esses riscos tendem a depender do perfil do evento, do local e dos próprios participantes, indo desde fenômenos naturais, como tempestades e queda de raios, a falhas técnicas, como o uso inadequado das instalações elétricas.

O Expominas conta com uma excelente infraestrutura para eventos, com muita versatilidade e localização estratégica. Confira aqui.

O espaço possui conforto e segurança, é fácil de chegar e de sair. É acessível a pessoas com deficiência ou dificuldade de locomoção.

Desde a sua criação, em 1998, o Expominas BH ganhou evidência no cenário nacional e internacional devido à sua infraestrutura, conforto, segurança, excelência de serviços e, especialmente, por sua hospitalidade.

Chama a atenção também a sua arquitetura, que é moderna e apresenta uma imagem tecnológica, vibrante e contemporânea, em harmonia com os edifícios ao redor.

Segurança de excelência

É recomendável contratar profissionais qualificados, que tenham feito cursos em boas escolas e, por isso, estejam aptos a enfrentar uma série de dificuldades. 

Afinal, você precisa contar com prontidão para agir diante de imprevistos e situações críticas.

Pensando nisso, vale conferir as certificações e as habilidades pessoais dos seguranças contratados. 

Cheque as referências de cada um e peça a opinião de pessoas que já usaram seus serviços.

Bons seguranças são preparados até emocionalmente, para não perderem a cabeça por qualquer motivo, só fazendo uso da força física quando for necessário.

Além do mais, é fundamental que haja seguranças em quantidade suficiente, conforme as dimensões do espaço e o volume de convidados. 

E uma outra recomendação, que costuma passar em branco por muitos organizadores inexperientes, é contratar também seguranças do sexo feminino, caso surja a necessidade de abordar mulheres para revistar.

Organizar a logística

A segurança em eventos corporativos deve ser realizada durante todo o tempo. Desde a preparação do local, a chegada dos convidados. Ou seja, durante todo o período de duração do evento. 

É recomendado também, seguir certos protocolos de segurança durante todo o evento, como evacuação e proteção a determinadas autoridades. 

Isso significa que, em casos de ameaça de qualquer tipo, devem existir medidas previamente elaboradas, prontas para serem eficientemente executadas.

Conhecer o público

É importantíssimo conhecer as características do público que participará do evento. 

Só assim é possível adotar as medidas certas. Em caso de autoridades políticas, religiosas, grandes empresários ou artistas, recomenda-se ter cuidados ainda maiores com o sistema de credenciamento, de modo a não permitir falhas de segurança e ameaças concretas. 

É preciso considerar também se os participantes (ou ao menos alguns deles) possuem limitações físicas, preparando o espaço adequadamente para recebê-los.

Garantir boa comunicação

Para garantir a segurança do evento, convém providenciar uma comunicação eficiente, com todos os participantes tendo acesso a ela, de forma clara e em diferentes linguagens, conforme as necessidades de cada um. 

Esse é o caso, por exemplo, de deficientes auditivos, visuais, pessoas que não sabem ler e assim por diante. 

Nesse sentido, a comunicação visual é essencial, indicando as respectivas salas, entradas, saídas, refeitórios, banheiros e outros pontos.

Além disso, vale utilizar dispositivos que permitam uma comunicação rápida e discreta com os responsáveis diretos pela segurança do evento, a fim de avisar sobre alguma irregularidade.

Contratar um seguro

No caso dos eventos, os seguros oferecem coberturas de diferentes tipos, garantindo indenizações no caso de acidentes que provoquem morte ou invalidez (permanente ou temporária) das vítimas ou mesmo cobrindo despesas médico-hospitalares e odontológicas. 

Apesar de não serem muitas as seguradoras especializadas nesse tipo de seguro de curto prazo, elas existem sim. Que tal procurar se informar sobre elas?

Providenciar os transportes

Outra forma de zelar pela segurança dos convidados, é providenciar transportes para levá-los de um ponto central até o local do evento e, claro, devolvê-los na volta. 

Escolha uma boa empresa de transporte, com motoristas e veículos devidamente autorizados pelos órgãos competentes para prestar esse serviço. 

Assegure-se de que os veículos contam com itens fundamentais para a segurança dos usuários, como seguro para os passageiros.

Ainda falando de veículos, mas agora em outro sentido, uma boa pedida é dispor de uma ou mais ambulâncias no local do evento para o caso de algum convidado apresentar problemas de saúde ou ser vítima de um acidente. 

Aliás, algumas cidades inclusive, exigem a presença de ambulâncias de prontidão quando o evento reúne um número muito elevado de participantes.

Contar com especialistas

A fim de simplificar todo o contexto para o organizador do evento, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada para fazer a gestão de segurança do local.

Assim, é possível cuidar de todo o processo de vistoria e garantia de que o evento está bem equipado, com as instalações e os equipamentos necessários para assegurar a integridade dos participantes.

Essa empresa também pode prover profissionais preparados para fiscalizar o evento, agindo sempre que necessário. 

Câmeras, sistemas de alarme e sinalização, além de uma comunicação eficiente com a central são alguns dos recursos tecnológicos que uma organização especialista em segurança oferece a seus clientes.

Os erros a evitar

Ter tudo correndo como o esperado em um evento é motivo de comemoração. 

Afinal, uma simples falha já pode ser suficiente para manchar a imagem da empresa — ou, em casos mais drásticos, até virar uma ação judicial. 

Por isso, além de uma lista de pré-requisitos sobre o que fazer, os organizadores de um evento também precisam ter em mente o que não devem fazer. 

Confira agora mesmo alguns erros que você precisa evitar!

Não preparar a equipe

Além da contratação de seguranças e prestadores terceirizados para o evento, é imprescindível que sua própria equipe de profissionais também esteja pronta para coordenar o andamento e controlar imprevistos. 

Afinal, por mais que muitos colaboradores consigam se sair bem diante dessas situações, nem todos estão 100% preparados,  especialmente aqueles que nunca participaram da organização de um evento.

Antes de mais nada, é preciso escolher pessoas com perfil proativo, capazes de agir com rapidez e gerenciar situações caóticas com calma. 

Mas, não basta distribuir uma lista de regras, alguns walkie talkie e esperar que tudo seja executado com sucesso. Para isso, é necessário preparação.

O ideal é fazer um treinamento alguns dias antes da data programada para o evento. 

Também nesse aspecto, as empresas especializadas podem ajudar bastante, qualificando adequadamente esses profissionais. 

É sim um investimento a mais, mas que é capaz de assegurar que tudo correrá bem, uma vez que seus colaboradores estarão prontos para lidar com qualquer eventualidade.

Querer fazer tudo sozinho

Mesmo com um treinamento básico, a empresa precisa ter em mente que não é função dos colaboradores garantir a segurança física dos participantes ou cuidar de aspectos como limpeza e venda de alimentos, por exemplo. 

A equipe precisa estar focada na fiscalização das atividades referentes a programação do evento, além de garantir um bom atendimento ao público.

Terceirizar determinados serviços é uma alternativa simples para garantir a qualidade do evento. 

Em termos financeiros, essa opção também costuma apresentar um melhor custo-benefício que as contratações fixas. 

Além do que, com elas vêm a certeza de que bons profissionais estarão trabalhando para atender às exigências dos seus convidados!

Anote aí: contar com a ajuda de especialistas é essencial. Afinal, independentemente do seu porte, o evento precisa ter um planejamento cuidadosamente definido, levando em consideração aspectos que nem sempre serão da sua expertise — como logística, contratos, documentação e finanças. 

Organizar tudo por conta própria pode ser mais trabalhoso do que você imagina. Então, delegue tarefas! 

Conte com o apoio de quem entende do assunto para aumentar a eficiência de suas decisões!

Não checar referências das empresas

Antes de sair contratando empresas terceirizadas para o evento, você precisa ter certeza de sua credibilidade e confiabilidade no mercado. 

Afinal, não são nada raros os casos de eventos que se transformaram em verdadeiros desastres graças a problemas na montagem de estruturas ou à falta de experiência dos seguranças para lidar com situações de risco, por exemplo.

Quando se trata de segurança em eventos, toda contratação precisa ser feita com cautela. 

Lembre-se de que é o nome da sua empresa que estará em jogo caso algo dê errado. 

Então, procure se informar sobre os trabalhos realizados pela terceirizada pretendida, pegue indicações de quem já foi cliente e tenha sempre mais de uma opção na sua lista de possíveis contratações. 

Desse modo, você garante a contratação do melhor serviço possível por um preço que cabe no orçamento da empresa.

Negligenciar a segurança

Cada tipo de evento possui um protocolo de segurança diferente. Os eventos corporativos (geralmente feiras, seminários, treinamentos e congressos) costumam ser mais simples de executar que eventos mais heterogêneos (como shows e festivais). 

Mas, isso não quer dizer que a segurança não mereça atenção! Na verdade, esse tópico deve estar no topo da lista de prioridades dos organizadores.

Como citamos no item anterior, a contratação de uma equipe de segurança, por exemplo, exige um trabalho de pesquisa e constatação de referências. 

E isso demanda tempo! Não levar esse tópico a sério ou deixá-lo como demanda final na organização do seu evento pode escancarar uma porta para acidentes e problemas.

Não verificar as regras do espaço

Em eventos corporativos, é comum que as empresas desloquem salões de hotéis, espaços comerciais ou centros de convenção. 

Nesse caso, é preciso lembrar que tais locais já contam com normas de segurança próprias, que nem sempre elas correspondem às necessidades da sua empresa. 

Se você vai alugar um salão que comporta um certo limite de pessoas, mas abriu vagas para um número maior de participantes, ou pretende fazer um evento de tecnologia em um espaço que não permite o uso das instalações elétricas, com certeza terá problemas.

Além de verificar a logística do espaço em que pretende realizar seu evento, é preciso ter total clareza sobre as normas de segurança que ele exige. 

Em alguns casos, pode ser necessário adicionar algumas orientações e fazer melhorias na sinalização, instalações e nos equipamentos de segurança, tudo para garantir que sua empresa seja lembrada por sua competência e credibilidade, em vez de pela realização de um evento desastroso.

E você, costuma organizar eventos corporativos? Que cuidados tomar em relação à segurança dos participantes? Acha que as providências nesse sentido são demais para dar conta sozinho? Então, entre em contato com o Expominas.

Conferências, seminários e cursos

Em ocasiões como conferências, seminários, congressos, cursos e eventos similares, os procedimentos de segurança variam um pouco. 

Isso porque, é comum os organizadores sublocação de salas em prédios comerciais, hotéis ou centros de convenções. 

Nesse caso, é preciso seguir as normas de segurança já estabelecidas pelo espaço e ainda avaliar se será necessário incluir medidas extras.

Isso deverá ser pensado a partir da natureza do evento. No caso de uma conferência sobre robótica, por exemplo, onde serão testados alguns protótipos e haverá demonstrações práticas, é bem possível que seja preciso verificar se as instalações elétricas suportam as voltagens dos itens a serem apresentados e se o número de extintores é suficiente, entre outros fatores.

Mas, o que norteia a busca de informações sobre esse tipo de prevenção e segurança, é o pensamento sempre focado no bem-estar comum. 

Se o organizador ficar atento para o conforto das instalações, sinalizações, orientações adequadas e medidas que possam coibir ações mal intencionadas como furtos, não vai ser difícil associar esses cuidados às normas tradicionais contra incêndios, desabamentos e inundações. E tudo isso vai garantir um evento tranquilo, contagiante e seguro.
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