A produção de eventos, seja ela de grande ou de médio porte, exige máxima competência do produtor e sabedoria na hora de comandar seu time de forma objetiva e profissional.
Um planejamento minucioso com equipe e ferramentas corretas é um bom começo para conquistar esse sucesso, principalmente quando falamos de eventos de grande porte.
Ter um orçamento bem planejado, preocupar-se com os mínimos detalhes, atentar-se às autorizações necessárias que possibilitam o acontecimento do evento, prezar pela qualidade dos equipamentos necessários ao evento, são apenas algumas das dicas que um bom produtor deve seguir.
E você? Acredita no seu know-how para a produção de um evento de sucesso?
Preparamos 8 leis que os produtores devem seguir para obterem êxito em um evento. Vamos conferir?
Boa leitura!
- Ter organização na produção de eventos
Não é por acaso, que essa será a primeira lei a ser citada. Na produção de eventos, lidamos com muitas pessoas e temos diferentes tarefas a serem executadas.
O produtor não pode contar apenas com a memória para estar ciente de todas as atividades necessárias.
É fundamental que cada item do planejamento seja documentado e arquivado de forma física ou virtual.
Separamos algumas dicas para lidar com essa organização:
- Checklists;
- Planilha de orçamentos;
- Cronogramas;
- Borderô financeiro.
O produtor vai precisar contratar serviços diversos e em cada nova produção será necessário que uma lista grande de tarefas seja criada. Isso demanda que o profissional seja bastante minucioso e detalhista.
Com o tempo, essa prática se torna natural e automática.
Eventos online também precisam de organização, desde o planejamento até a transmissão. Esse tipo de evento necessita de um checklist, orientações precisas e organização.
2. Estar sempre atualizado
Hoje já existem vários cursos com foco em diversos tipos de produção de eventos para qualificar o profissional dessa área de atuação.
Quanto mais capacitado o profissional for, mais procurado e bem remunerado, ele será.
Vale lembrar, que o setor de eventos mobiliza em torno de 6 milhões de pessoas e R$ 334 bilhões por ano.
Portanto, ter conhecimento na área auxilia a ser mais criativo, a ter boas ideias e a colocá-las em prática. É preciso sempre estar em busca de mais conhecimentos.
3. Facilidade de adaptação
4. Ter espírito de liderança
Na produção de eventos é essencial saber liderar uma equipe. O produtor é o capitão do time, é este profissional que confia funções, monitora e acompanha se as demandas estão sendo realizadas de acordo com o esperado.
Também, é necessário deixar que cada pessoa execute sua tarefa com determinada liberdade.
É preciso deixar claro para o time o que o produtor espera de cada integrante, o que será necessário e o que é importante ser evitado.
É interessante também, estimular a equipe, fazer com que o time se sinta parte do projeto. Este é um fator essencial, que gera um clima colaborativo e saudável.
5. Saber negociar
Na produção de eventos, também é importante contratar diferentes serviços para que tudo ocorra conforme esperado. O organizador precisa trabalhar com a contratação do espaço, equipamentos, funcionários, comidas, bebidas e demais itens que fazem parte da produção.
É essencial pesquisar antes de fechar os serviços e contratações. É necessário verificar os valores de cada fornecedor e ver se encaixa no orçamento disponível.
Saber negociar é um atributo importantíssimo do produtor, pois entrar em um consenso a respeito de preços, exige bons argumentos.
Uma dica é alegar que vai recomendar a empresa contratada, criar uma parceria para os próximos eventos, convidá-la para ser patrocinadora e entre outras.
É indispensável saber utilizar o poder de persuasão para negociar e manter os custos dentro do orçamento.
6. Ter comunicação clara e assertiva
Para trabalhar com produção de eventos e ter destaque no mercado, a comunicação será parte importante em todas as etapas do processo.
Tanto na negociação com os fornecedores, como já falamos no item anterior, quanto no contato com os demais envolvidos na produção.
O contato com os patrocinadores também precisa ser uma comunicação de qualidade, já que são eles que ditarão o nível de investimentos no evento.
Além disso, é vital ter uma comunicação de qualidade com as equipes envolvidas, afinal, o produtor é o líder, e precisa mostrar os caminhos a serem seguidos, para que o objetivo final seja alcançado.
Para se destacar na profissão, também existe uma lei importante para o produtor de eventos, que é: acompanhar sempre as novidades nesse mercado.
Isso será um diferencial para ter sucesso em qualquer evento.
Inovar é estar sempre um passo à frente da concorrência. Vale usar certas ferramentas para agradar o público e disponibilizar vantagens para os participantes.
Um exemplo disso, é criar um aplicativo para o evento. Essa é uma ferramenta importante para todos os participantes, pois através dele é possível, por exemplo, criar outros meios inovadores como:
- Rede social própria do evento: é nela que os participantes podem postar o que mais chama atenção e as novidades ao longo do evento gerando interatividade e mais divulgação;
- Central de informações: ter um canal de contato para que a organização informe novidades sobre o evento é extremamente útil;
- Mapa do evento: essa é uma das maiores facilidades em um evento de grande porte. Ter que buscar lugares em mapas expostos fisicamente chega a ser mais difícil. Com o aplicativo, essas informações ficam disponíveis de forma mais fácil.
Leia também: Produção de eventos: congresso de sucesso, saiba como organizar um.
8. Proporcionar uma experiência única
O foco do evento deve ser sempre o público, mesmo que exista a necessidade de encantar os contratantes e os patrocinadores, o objetivo deve ser sempre agradar ao público.
Afinal de contas, é o público que assegura o sucesso da produção, a divulgação espontânea e recomendações sobre o evento.
Não esqueça de coletar os feedbacks e responder sempre aos participantes do seu evento no pós-produção!
O local do evento também é essencial para que o seu público tenha uma vivência única e inesquecível.
Entre em contato conosco e saiba como poderemos oferecer uma experiência memorável para os seus convidados.
Nosso trabalho é feito com afeto e compromisso, entendemos o propósito de cada cliente.
Podemos oferecer uma estrutura de espaço e serviços que atendam com sucesso e eficiência às necessidades dos nossos parceiros.
Esperamos que o conteúdo tenha sido relevante para você!
Até a próxima!
