A produção de eventos deve saber que, para organizar um congresso, é de fundamental importância realizar algumas atividades com antecedência, para garantir o sucesso.
Vale ressaltar, que esse tipo de evento tem a finalidade de discutir temas, podendo englobar questões científicas e educacionais.
Desta maneira, podemos compreender que o público é selecionado, ou seja, é importante atingir o público certo para que o evento traga bons resultados.
Além disso, o congresso costuma ter uma proporção grande, por isso, é necessário ter atenção e um planejamento eficaz para elaborar um evento de sucesso. Quer saber como criar o seu?
No artigo de hoje, você verá quais passos devem ser seguidos na produção de eventos para conquistar os participantes, como organizar um plano de ação e todas as etapas indispensáveis que envolvem trabalho em equipe, pesquisa, palestra e divulgação.
Boa leitura!
O que é um congresso?
Antes de mencionarmos aqui as dicas de produção de eventos para tornar o congresso um sucesso, vale ressaltar que este é um tipo de evento que tem como finalidade reunir professores, palestrantes, pesquisadores e estudantes.
Consequentemente, os temas e os assuntos abordados têm caráter acadêmico, podendo também ter o objetivo diferente, como fazer network, discutir tendências de mercado, realizar novas descobertas ou apresentar estudos.
Dessa maneira, entendemos que é um desafio realizar eventos assim, principalmente porque eles ocorrem uma vez a cada dois anos, e quando acontece, a depender do evento, dura um ou dois dias seguidos.
Logo, faz-se necessário ter um planejamento eficaz, saber trabalhar com prazos, pesquisar com antecedência o local para eventos, definir horário e realizar divulgações para o público certo.
São muitas responsabilidades para dar conta, não é mesmo? Neste conteúdo separamos em tópicos cada etapa que deve ser seguida para o êxito do congresso, confira:
Etapas de produção de eventos para realizar um congresso de sucesso que você precisa aprender:
Um congresso de sucesso requer detalhes, por este motivo que cada passo de um planejamento na produção de eventos é importante. Vejamos por que:
Organize um planejamento
Montar o planejamento de um congresso é essencial para auxiliar o produtor a entender os objetivos, quais metas devem ser traçadas e quais estratégias devem ser realizadas para alcançar o objetivo final.
No planejamento, deve conter todas as etapas que serão realizadas, todos os detalhes, para que assim nenhuma demanda importante seja esquecida.
Além disso, um planejamento facilita a tomada de decisão do produtor, pois tendo acesso aos objetivos estabelecidos, as ações se tornam mais estratégicas e assertivas.
Essa é uma organização que pode ser feita de diversas maneiras. A tecnologia pode ser uma grande aliada, visto que, hoje existem agendas com lembretes e aplicativos de gestão de tarefas que ajudam a otimizar o tempo e organizar as atividades.
Os aplicativos Google Agenda, Planilha, Trello, Organizze, Mural, e tantos outros funcionam muito bem para realizar a gestão de tarefas e de planejamento.
Caso o produtor não tenha semelhança com estes recursos, o modo tradicional com papel e caneta também funciona. O ideal é que o planejamento seja feito, e fique disponível, em fácil acesso para que possa ser lido sempre que necessário.
Caso a pessoa responsável tenha dificuldade em elaborar questões específicas do planejamento, a técnica de perguntas pode ajudar. Vejamos os exemplos:
- “O que quero obter com este congresso?”,
- “O que posso fazer para chegar ao resultado final?”
- “Quem é o meu público?”
- “Quais ações trariam boas experiências para o meu público?”
- “Como engajar o meu público?”
Essas são perguntas específicas que podem servir de exemplo para que as ações e o planejamento possam ser desenvolvidos da melhor forma possível, ou seja, sempre pensando no público e no resultado final, mas sem deixar de lado o percurso que leva até atingir a meta.
Convide palestrantes
Um congresso pode ter diferentes razões que o deixam mais atrativo, e dentre elas estão os palestrantes.
Se um especialista famoso for palestrar, com certeza esse será um dos motivos que pode levar os participantes a comprarem o ingresso do evento.
O público que consome o conteúdo relacionado ao tema do congresso, sabe quais são as referências na área. Assim, o produtor deve realizar pesquisas para compreender mais sobre o que ou quem o seu público quer ver.
Por este motivo, é de fundamental importância conhecer bem quem é o público que participa.
Por exemplo, congressos relacionados aos temas de medicina acontecem com muita frequência. Sendo assim, sabemos logo de cara que as pessoas interessadas em participar são médicos e estudantes de medicina.
Neste caso, é interessante convidar para palestrar médicos que são referências no assunto, para que assim possa atrair o público.
Leia também: 10 Dicas para atrair público para seu evento.
Trabalhe em equipe
A equipe será um fator essencial, pois com cada grupo sendo responsável por etapas diferentes, nada será esquecido. Além disso, com mais pessoas, as tarefas são executadas com antecedência, sem deixar nada para última hora.
É indispensável realizar essa contratação de equipe, uma vez que essa também é uma forma de evitar imprevistos. Claro que, todos envolvidos devem ter responsabilidades com prazos e minuciosidade para verificar os processos e assim, entregar bons resultados.
Este evento tem particularidades como mesas-redondas, workshop e minicursos. Deste modo, podemos compreender como é importante organizar com quais grupos da equipe ficarão as tarefas:
- Pesquisar palestrantes;
- Visitar locais de eventos;
- Orçar ornamentação;
- Quantidade de inscrições;
- Divulgação do evento e etc.
Organize a programação
Horário e data são questões prioritárias, em virtude dessa decisão acarretar em diversos fatores decisivos para o congresso.
A programação deve ser definida logo no início, para que seja colocado no planejamento se o evento acontecerá em um ou dois dias.
Aberturas, encerramentos, espetáculos ou outros acontecimentos podem ser inseridos para deixar a experiência do público ainda melhor. O ideal é que cada passo que será executado tenha o tempo de início e fim definido, para evitar atrasos e desorganização.
Imprevistos acontecem, entretanto, podem ser evitados com organização e planos de ação. É imprescindível que o produtor tenha em seu planejamento um plano reserva, caso algum palestrante não compareça ou algo parecido aconteça.
Vale lembrar, que as datas devem ser definidas após levar em consideração o calendário, pois feriados prolongados e datas comemorativas são épocas em que as pessoas viajam ou já têm compromissos marcados.
Ao escolher as datas, tem que pensar no tempo que a produção de eventos leva para organizar tudo, pois como sabemos, são muitas demandas para executar a curto prazo.
Faça divulgações
A divulgação e as ferramentas de veiculação são poderosas, pois faz com que o público certo tome conhecimento da realização do congresso.
Assim sendo, uma equipe deve ficar responsável por criar a identidade visual do evento, tendo em destaque o nome do congresso, bem como as datas e os horários.
Materiais impressos, redes sociais e outros meios de veiculação podem ser explorados, isto vai depender de onde o público-alvo está.
Pesquisa por um local ideal
A produção de eventos tem que se preocupar principalmente com o local para eventos.
Este é um item importante, porque também é responsável por entregar experiência, conforto e bem estar dos participantes.
A pessoa que ficar responsável por esta demanda de pesquisar o local, também precisa ver questões relacionadas à infraestrutura, segurança, questões climáticas, localização e acessibilidade.
Essas são questões que promovem um evento de sucesso, veja os 5 fatores decisivos para escolher o ideal.
Como saber se o evento foi um sucesso?
Realizar a produção de eventos e não saber se o evento agradou é ruim para o produtor, pois através do retorno dos participantes é que as ideias e o planejamento podem ser aprimorados.
É válido enviar e-mails com pesquisas de satisfação, perguntando a opinião das pessoas.
Esta é uma ótima alternativa para receber feedbacks e deixar o público à vontade para dar novas sugestões. Assim, no próximo congresso, na experiência pode ser aplicada as ideias do público.
Além disso, essa é uma maneira de fidelizar os participantes, pois eles se sentem ouvidos e engajados quando a empresa oferece essa oportunidade de troca.
Se você quer realizar um evento e não sabe por onde começar, indicamos que o primeiro passo dado seja a escolha do local, pois para manter boas relações com seu público, você também deve oferecer a ele a experiência de um lugar marcante.
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