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Shows em Belo Horizonte no fim do ano. Como organizar o melhor evento?

Chegou mais um finalzinho de ano, e as programações para as festas e shows em Belo Horizonte estão só começando. Mas como devemos organizar esse tipo de festa para que tudo ocorra da melhor forma possível? 

Organizar uma festa não é tão simples como parece, principalmente porque deve ser feita para agradar e surpreender o público. Alguns passos devem ser seguidos para que não ocorra imprevistos e o evento seja bom para todos.

Continue a leitura! Neste artigo, vamos ajudar a definir quais etapas devem ser feitas para organizar o melhor evento ou show de fim de ano.

Fazer um check list

O check list ajuda a trabalhar com mais precisão nas etapas que devem ser seguidas. Geralmente, um evento grande requer muitas demandas e deixar tudo apenas na cabeça não é uma boa ideia, pois pode ser que a pessoa esqueça de algo importante. 

Portanto, anote todas as pendências, por mais mínimas que sejam. Isso vai ajudar na organização da execução de tarefas, evitar erros e retrabalho.

Além disso, é simples de fazer, não requer recursos e não toma um tempo grande do dia. Pode ser feito com papel e caneta, com celular ou no computador.

Ter uma equipe 

Neste momento, ter uma equipe com experiência na área de produção auxilia no desenvolvimento das demandas e faz com que o show em Belo Horizonte seja um sucesso. Se cada um ficar responsável por partes diferentes e importantes da festa, ninguém fica sobrecarregado e o evento sai como o planejado.

Estabelecer um canal de informação e usar aplicativos ajuda a entender melhor o que já foi feito e o que ainda precisa ser trabalhado. É uma forma de gerenciar o evento.

Deixar claro a importância da festa

Outro aspecto muito importante é deixar definido a importância da festa ou evento que será realizado. Deixar claro o objetivo e por quais motivos a festa será realizada ajuda bastante.

Assim também, deve ser feito com o orçamento. Verificar o quanto se tem de verba e colocar como prioridade as partes mais importantes que não podem faltar auxilia também no controle financeiro, para que nada saia do orçamento. 

É interessante colocar no planejamento uma quantia reservada para emergências, caso algum imprevisto aconteça.  

Conhecer o público

Conhecer o público é fundamental para definir a festa. Essa etapa vai definir o sucesso do evento. Cada público tem um estilo musical diferente e uma maneira de se comportar, portanto, a festa deve ser organizada com base nesses critérios.

Além disso, é uma forma de relacionar e comunicar a marca com o consumidor. Saber utilizar essa estratégia de comunicação é uma excelente oportunidade, pois é nesse momento que uma marca consegue ter uma conexão pessoal e ganhar a confiança do público.

Proporcionar experiências incríveis durante o evento será um diferencial, pois as impressões positivas obtidas pelo consumidor serão marcantes e as melhores.

Realizar evento atrativo

Para que o evento seja bem sucedido é importante fazer algo atrativo. Pensar o que faria alguém sair de casa para ir a uma festa é um começo. 

As pessoas querem se divertir, então ir além de música, bebidas e aperitivos, avaliar a estrutura do espaço é essencial. Um ambiente espaçoso e adequado deixa qualquer festa boa e confortável para festejar à vontade. 

Para além disso, o parque de exposição deve ser escolhido pela segurança que é dada ao público. Locais para eventos que tenham uma infraestrutura excelente, um estacionamento amplo e uma localização próxima a hotéis e aeroportos, faz o evento ser mais convidativo e seguro. 

Definir datas e locais estratégicos

Datas comemorativas ou datas que irão chocar com outros eventos de grande relevância é ruim, pois a probabilidade de o público faltar a festa é alta, assim sendo, a estratégia de definir a data certa faz com que o evento seja de sucesso

Buscar espaços de eventos com uma localização estratégica, que tenha um fluxo menor de trânsito e ofereça um espaço de acesso para todas as pessoas é imprescindível. 

Buscar patrocinadores

Para abrir canais de publicidade e propaganda e o evento alcançar o maior número de pessoas, faz-se necessário buscar patrocinadores e parceiros.

Assim também, usando essa estratégia como parceria, a empresa economiza os gastos e a verba pode ser reservada ou direcionada para outras demandas importantes

Deve-se levar em consideração que os patrocínios fortalecem a relação de uma instituição com seu público-alvo, podendo utilizar técnicas como o merchandising.

O que não pode faltar na festa

Além de outros preparativos como decoração, banda e buffet, o que não pode faltar na festa é um ambiente que disponha de interruptores e pontos estratégicos para tomadas de sons e outros instrumentos que provavelmente serão necessários. 

Outros itens são essenciais para fazer uma boa festa:

  • Escolha comidas típicas

Dependendo do local e da festa que será realizada, é interessante oferecer ao público um buffet de comidas típicas do estado ou cidade. Minas Gerais, por exemplo, é muito famosa e reconhecida pela gastronomia. Proporcionar este tipo de experiência ao público seria atrativo.

  • Faça uma boa decoração

Depois de escolher um ambiente agradável e espaçoso para fazer a atração de interesse ao público, focar na decoração também é importante.

Nós seres humanos temos os cinco sentidos, e um evento que explora a visão, a audição, o tato, o olfato e o paladar  com decorações, comidas, músicas e danças, tem a possibilidade de apresentar a melhor festa.

  • Divulgue o evento

Fazer uma divulgação é uma ótima maneira de atrair mais pessoas, assim elas terão acesso a informação de que o evento acontecerá, o horário e local.

Não adianta fazer todo um planejamento de festa se as pessoas não sabem onde e quando ela ocorrerá.

  • Boas atrações

Boas músicas e atrações são importantes. Vale lembrar que o público busca diversão e distração, logo, faz-se necessário a presença de bandas e outras atrações. 

  • Escolher o lugar certo

Para evitar imprevisto, fazer uma visita com antecedência é indispensável. Isto porque é preciso averiguar se as paredes estão em bom estado, ou se não há presença de infiltração, se os banheiros são espaçosos e seguros, se o local tem saída de emergência e outras avaliações de extrema necessidade.

Não queremos que imprevistos aconteçam, mas infelizmente não temos este controle, por isso a importância de estudar todas as etapas com antecipação.

Expominas e shows em Belo Horizonte

O Expominas é o centro de eventos mais conceituado da América Latina, localizado na região do Hipercentro de Belo Horizonte, reconhecido por ser múltiplo, para todos os tipos e formatos de eventos e shows.

Além disso, dispomos de uma infraestrutura segura e eficiente, com capacidade para quarenta e cinco mil pessoas e estacionamento. O Expominas é o local ideal  para realizar o seu evento. 

Conclusão

Ao definir todos estes passos citados acima, o evento trará não só uma festa ideal, mas um posicionamento de marketing e uma comunicação muito bem feita, uma vez que o público estará familiarizado com a marca e com as experiências proporcionadas pela mesma.

Seguir os pontos citados durante este artigo é desafiador, mas é essencial para que tudo ocorra bem e a festa seja um sucesso.

Esperamos ter ajudado a tirar dúvidas e desejamos que o seu evento seja um sucesso. Entre em contato conosco para realizar o melhor show em Belo Horizonte!

Leia também: 05 motivos para escolher o Expominas como local para eventos em BH.

Até o próximo conteúdo!