Os profissionais que trabalham na produção de eventos sempre têm que lidar com prazos, e esse é um fator essencial que pode definir o sucesso da realização de eventos.
Os prazos curtos para realizar um evento de qualidade podem ser estressantes, visto que são tarefas que envolvem planejamento, organização, contratação, produção e etc.
Para evitar contratempos e para que essas atividades sejam realizadas sem a necessidade de urgência, é preciso seguir alguns passos, como criar um cronograma, fazer a elaboração de um planejamento, estabelecer prazos, dentre outros.
Quer saber as 6 dicas para aprender a lidar com prazos na produção de eventos? Continue conosco, preparamos este artigo para que você possa encontrar soluções para executar um evento de sucesso dentro dos prazos.
Boa leitura!
O que fazer para lidar com prazos na produção de eventos?
Para a produção de eventos, os prazos podem ser um problema, visto que as atividades que devem ser executadas são muitas e as datas de entregas mais curtas.
Além disso, os atrasos das entregas podem gerar maiores transtornos, deixando clientes e convidados chateados e a reputação da empresa ruim.
Tudo deve ser realizado com calma e de forma planejada, para que nada seja esquecido e as tarefas não se tornem exaustivas.
Sendo assim, o ideal é que as 6 dicas que separamos sejam executadas para alcançar o sucesso do evento:
1. Elaborar planejamento para a produção de eventos
Um planejamento não só irá ajudar a manter as tarefas organizadas, pois ele serve também para definir metas e alcançar objetivos.
Sem a ajuda de um planejamento, o trabalho se torna cansativo, podendo a produção de eventos esquecer do caminho que deve ser trilhado, tomando decisões precipitadas que podem prejudicar o evento.
Para ficar mais fácil, destacamos alguns pontos para que fique claro o que deve ser estipulado e colocado no planejamento, levando em conta as ações antes, durante e depois do evento.
As definições podem ser feitas no papel, em planilhas ou em aplicativos. O ideal é que a escolha seja feita pensando no que será mais prático para cada um.
- O que fazer:
Primeiramente, é necessário realizar algumas definições como:
- Qual público alcançar;
- O objetivo do evento;
- O estilo de evento;
- Como surpreender positivamente os convidados.
Essas decisões são essenciais para que a equipe esteja ciente dos objetivos finais, tendo estes uma maior cautela para realizar ações, tornando cada uma delas mais assertivas.
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Datas:
As datas são importantes, no planejamento pode constar todos os prazos estipulados para o evento, as datas de entregas relacionadas a cadeiras, mesas ou equipamentos se for o caso.
Vale também realizar uma análise sobre datas comemorativas e feriados, pois assim fica mais fácil estipular quais são os melhores dias para trabalhar com a equipe e a melhor data para atrair mais participantes.
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Orçamentos:
O orçamento vai definir o que pode ser investido em cada segmento do evento. Além disso, é nessa parte que pode constar o valor que se deseja arrecadar com o evento.
Assim, no final de todo o processo, será possível verificar os valores investidos em cada segmentação, identificando qual valeu a pena ou não.
Em outros eventos, essa planilha de orçamentos também pode ser eficiente, caso o produtor queira analisar contatos de fornecedores e ter uma base de valor.
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Programação:
A programação pode ser totalmente definida para ter uma maior eficácia, pois assim o evento não fica improvisado e oferece ao público uma experiência melhor.
Portanto, vale anotar o tempo de cada apresentação e dos intervalos. Cada passo durante a programação será muito importante para a experiência dos participantes.
2. Dividir equipes
O trabalho para a produção de eventos pode ser bastante cansativo porque exige muitas tarefas, logo existe a necessidade de dividir equipes para ficar responsável por cada demanda.
Se apenas uma só pessoa ficar responsável por diferentes atividades, será quase impossível conseguir entregar tudo dentro do prazo estipulado, o que resulta em atrasos, deixa o evento a base da sorte e improviso.
Um time competente consegue realizar todas as tarefas com antecedência, aumenta a produtividade, reduz estresse, incentiva os demais colaboradores e resolve problemas com rapidez.
Por exemplo, se um determinado grupo fica responsável por fazer uma busca dos parques de exposições, essas pessoas terão muitas etapas para averiguar, como infraestrutura, tempo de deslocamento até o local, segurança, estacionamentos, banheiros e outras questões que são essenciais para o evento.
Consequentemente, o grupo escolhido não terá tempo para resolver outras questões.
Leia também: Gestão de logística: saiba como escolher o melhor local para eventos é importante.
3. Contratar empresas competentes
Seja qual for o serviço, a empresa ou os fornecedores precisam ser competentes. Caso o produtor não tenha muito conhecimento, pode realizar pesquisas para saber a experiência de outras pessoas.
Além disso, como o evento está diretamente ligado a prazos, a contratação deve ser ainda mais cuidadosa, para que isso não atrapalhe o cronograma.
É válido também fazer ligações e olhar os canais de comunicação para checar se os serviços fornecidos atendem as expectativas.
4. Estabelecer uma boa comunicação
A comunicação é um processo de troca muito significativo para que as pessoas recebam a mensagem sobre um determinado assunto sem que haja ruídos.
Do mesmo modo, serve a comunicação com a equipe, com os fornecedores ou com qualquer pessoa que esteja ligada com a produção de eventos, assim, mal entendidos serão evitados.
Utilizar os meios digitais para exercer essa comunicação pode ser extremamente eficiente, vale testar grupos e mensagens através de aplicativos.
Além disso, o Instagram, o WhatsApp e outras ferramentas como essas também podem ajudar na divulgação do evento.
5. Estabelecer prazos
Estabelecer prazos pode ser uma boa alternativa para se precaver. A dica é interessante para que as demandas sejam entregues com antecedência, evitando imprevistos.
Para isso, basta dividir as tarefas com cada equipe, dando a elas a responsabilidade para entregar tudo dentro da data estipulada.
Esse é um fator primordial para o sucesso do evento. É importante ressaltar que as datas definidas devem ser escolhidas conforme as possibilidades, pois não adianta solicitar uma tarefa que requer mais tempo para ser realizada com um prazo pequeno.
6. Fazer networking
Networking é uma poderosa ferramenta de comunicação essencial para as empresas e profissionais que querem se inserir no mercado de trabalho, independente da área de atuação.
Traduzindo, networking significa rede de trabalho, ou seja, a rede de contatos com a conexão presencial ou virtual.
Essas relações são comerciais, através dela é possível oferecer ou encontrar uma oportunidade de trabalho, de crescimento e de novos projetos.
Para participar, o networking pode ser nas redes sociais como Facebook e LinkedIn ou em eventos presenciais.
Com essa comunicação, o produtor pode ter uma diversa lista de contatos interessantes de prestadores de serviços.
Aprenda a lidar com os prazos na produção de eventos
Como você pôde acompanhar durante o artigo, trabalhar com prazos apertados pode atrapalhar toda a produção de eventos, comprometendo o sucesso de uma confraternização ou um workshop, por exemplo.
São muitos desafios que envolvem a organização de um evento, por este motivo, é fundamental desenvolver um planejamento para cumprir os objetivos e as etapas traçadas.
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