A produção de eventos é uma etapa que tem fundamental importância para qualquer tipo de comemoração, pois esse é um trabalho que pode ser definitivo para o sucesso do evento.
Além disso, é preciso saber realizar uma comunicação efetiva para que as ações possam somar aos resultados promissores que o evento precisa ter.
É necessário ter muita dedicação e organização para realizar a produção de eventos, uma vez que o comprometimento faz com que todas as etapas estipuladas sejam garantidas e executadas.
Se você precisa realizar um planejamento de comunicação com as ações certas e não sabe por onde começar, continue conosco.
Neste artigo você vai encontrar a importância de planejar um evento, as ações mais efetivas, como: segmentação de público-alvo, canais de divulgação, realização de cronograma e dentre outros. Acompanhe!
Ao realizar um planejamento, o produtor de eventos consegue traçar as metas necessárias para atingir o objetivo final.
Por exemplo, se a comunicação é um fator primordial no evento, algumas ações devem ser feitas para que a comunicação traga os resultados previstos, não é mesmo?
Por este motivo, o planejamento será essencial. O que pode ajudar nessa etapa, é a elaboração de uma planilha bem organizada, onde o produtor possa determinar objetivo final, datas, custos, ou até mesmo dividi-la em três etapas: pré-produção, produção, e pós-produção.
Afinal, ter todos os passos previstos e planejados, nos ajuda a não esquecer das principais atividades e nos mantém com foco para alcançar os propósitos.
Leia também: 6 dicas de produção de eventos: Aprenda a lidar com prazos.
Um dos principais pilares de um evento é a comunicação, seja ela interna ou externa. A título de exemplo, podemos citar a importância da comunicação interna, entre a equipe da produção de eventos.
Quando as demandas são divididas em equipe, é importante que haja um diálogo, mesmo que através de um grupo em um aplicativo de comunicação, pois quando isso não ocorre, acontece um ruído, ou seja, a mensagem não é transmitida da forma correta, sendo a execução da atividade prejudicada, o que por sua vez, provoca retrabalho.
Em outras palavras, para que não seja necessário refazer um serviço e perder mais tempo, a comunicação é indispensável.
Vejamos agora algumas ações efetivas para aplicar na comunicação da produção de eventos:
Como já mencionamos durante o artigo, definir objetivos nos ajuda a manter o foco, mas não é só isso. Para realizar a determinação das demandas, vale anotar todas as informações possíveis do evento.
O que pode ser útil nessa etapa, é a metodologia 5W2H, que é bastante versátil e pode ser a solução para esta ocasião.
São perguntas que podem colaborar para definir os objetivos. Para facilitar, vamos destacar como é feito:
Feito isso, o ponto a ser alcançado deve ser trabalhado. Assim, o produtor pode dividir as tarefas com uma equipe competente, para não ficar sobrecarregado.
Essa é uma etapa que fará a diferença, porque com o público-alvo segmentado as campanhas se tornam mais assertivas.
Por exemplo, um evento de marketing digital tem o público selecionado, podendo ser empresários, publicitários ou até mesmo estudantes da área, mas não faz sentido realizar a divulgação de um evento para todos os públicos, porque não interessa a pessoas que não acreditam ou não aplicam esse método aos negócios.
Por este motivo, é importante segmentar o público do evento, para que as pessoas certas recebam a informação de que ele irá acontecer, pois vale mais ter um evento com participantes engajados e interessados no assunto.
A tecnologia pode ser um aliado na divulgação de eventos. Vale apostar no LinkedIn, WhatsApp, Telegram, Instagram e Facebook.
É importante lembrar que cada rede social tem uma finalidade diferente. É preciso saber usar o mais adequado à ocasião.
O LinkedIn, por exemplo, pode ser uma alternativa interessante para produtores que pretendem divulgar eventos corporativos ou workshops, em razão desta ser uma rede mais formal.
Um cronograma será fundamental para que imprevistos não aconteçam e o evento seja prejudicado.
O ideal é que tudo seja planejado com antecedência e colocado no cronograma, desde a data de entrega do buffet até a data definida de escolha do local.
O cronograma é parecido com um check-list, só que nele tem mais informações, datas e é mais completo.
Engana-se quem pensa que o branding está limitado apenas à identidade da marca, dado que também pode ser aplicado às ideias que irão transmitir aos participantes a personalidade do evento.
Além disso, o branding pode ser uma ótima possibilidade para quem deseja com o evento chamar a atenção e se destacar da concorrência, ter reconhecimento de marca, afirmar a autoridade, se tornar uma referência no mercado e crescer.
Após executar todos os pontos destacados durante o artigo, é momento de analisar os resultados para que as alterações das ações que não estão dando resultados possam ser reavaliadas.
Deste modo, o sucesso de um evento pode ser alcançado, pois os objetivos traçados são seguidos.
Já citamos anteriormente que o ruído na comunicação pode provocar retrabalho e causar muito caos na produção de eventos.
Porém, vale ressaltar que a comunicação vai além da fala ou do envio de mensagens, pois ela precisa ser entendida e interpretada.
Quando não acontece este entendimento entre as partes envolvidas que enviam e recebem a mensagem, prejuízos acontecem e podem arruinar o evento, gerando atrasos nas entregas das demandas, insatisfação de clientes, participantes e conflitos internos entre a equipe que organiza as atividades.
Para que nada disso aconteça, vale aplicar uma melhor comunicação interna, trabalhando os seguintes pontos:
Tendo essas características, a comunicação não será falha e o evento terá o êxito esperado. Realizar o planejamento da produção de eventos não é uma tarefa simples, mas no final o resultado vale a pena.
Escolher o local certo para eventos é importante para oferecer uma sensação de hospitalidade ao convidado.
Sempre que chegamos a um local para eventos que nos impressiona tanto na beleza quanto na funcionalidade, nos sentimos bem, protegidos e felizes. Esse é um fator que deve ser analisado ao escolher o espaço onde o evento será realizado.
O Expominas BH possui uma infraestrutura inteligente, o que promove o sucesso de exposições, congressos, eventos corporativos e dentre outros, pois o espaço planejado pelo arquiteto Gustavo Penna, tem padrões internacionais, modernos, com espaços moduláveis e multifuncionais.
Além disso, a nossa localização é estratégica, ficamos próximos a hotéis, restaurantes e aeroportos, o que é ideal para quem está vindo de outras cidades para o seu evento.
Conheça o Expominas e realize um evento memorável.
Por hoje é só, até a próxima!
