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Produção de eventos: Como planejar suas ações de comunicação de maneira efetiva?

A produção de eventos é uma etapa que tem fundamental importância para qualquer tipo de comemoração, pois esse é um trabalho que pode ser definitivo para o sucesso do evento.

 

Além disso, é preciso saber realizar uma comunicação efetiva para que as ações possam somar aos resultados promissores que o evento precisa ter.

 

É necessário ter muita dedicação e organização para realizar a produção de eventos, uma vez que o comprometimento faz com que todas as etapas estipuladas sejam garantidas e executadas.

 

Se você precisa realizar um planejamento de comunicação com as ações certas e não sabe por onde começar, continue conosco.

 

Neste artigo você vai encontrar a importância de planejar um evento, as ações mais efetivas, como: segmentação de público-alvo, canais de divulgação, realização de cronograma e dentre outros. Acompanhe!

Qual é a importância de planejar a produção de eventos?

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Ao realizar um planejamento, o produtor de eventos consegue traçar as metas necessárias para atingir o objetivo final.

 

Por exemplo, se a comunicação é um fator primordial no evento, algumas ações devem ser feitas para que a comunicação traga os resultados previstos, não é mesmo?

 

Por este motivo, o planejamento será essencial. O que pode ajudar nessa etapa, é a elaboração de uma planilha bem organizada, onde o produtor possa determinar objetivo final, datas, custos, ou até mesmo dividi-la em três etapas: pré-produção, produção, e pós-produção.

 

Afinal, ter todos os passos previstos e planejados, nos ajuda a não esquecer das principais atividades e nos mantém com foco para alcançar os propósitos.

 

Leia também: 6 dicas de produção de eventos: Aprenda a lidar com prazos.

O que é comunicação e quais ações são mais efetivas na produção de eventos?

comunicação

Um dos principais pilares de um evento é a comunicação, seja ela interna ou externa. A título de exemplo, podemos citar a importância da comunicação interna, entre a equipe da produção de eventos.

 

Quando as demandas são divididas em equipe, é importante que haja um diálogo, mesmo que através de um grupo em um aplicativo de comunicação, pois quando isso não ocorre, acontece um ruído, ou seja, a mensagem não é transmitida da forma correta, sendo a execução da atividade prejudicada, o que por sua vez, provoca retrabalho.

 

Em outras palavras, para que não seja necessário refazer um serviço e perder mais tempo, a comunicação é indispensável.

 

Vejamos agora algumas ações efetivas para aplicar na comunicação da produção de eventos:

  • Definir objetivos

Como já mencionamos durante o artigo, definir objetivos nos ajuda a manter o foco, mas não é só isso. Para realizar a determinação das demandas, vale anotar todas as informações possíveis do evento. 

 

O que pode ser útil nessa etapa, é a metodologia 5W2H, que é bastante versátil e pode ser a solução para esta ocasião.

 

São perguntas que podem colaborar para definir os objetivos. Para facilitar, vamos destacar como é feito:

  • What: O que o meu evento irá oferecer? 
  • Who: Por quem será realizado?
  • Why: Por quais motivos realizar este evento?
  • Where: Onde será realizado?
  • When: Qual será a data melhor?
  • How: Em que formato o evento se encontra? (workshop, congresso, palestra, etc).
  • How much: Qual será o custo final e quanto de verba tem disponível?

 

Feito isso, o ponto a ser alcançado deve ser trabalhado. Assim, o produtor pode dividir as tarefas com uma equipe competente, para não ficar sobrecarregado.

  • Segmentar público

Essa é uma etapa que fará a diferença, porque com o público-alvo segmentado as campanhas se tornam mais assertivas.

 

Por exemplo, um evento de marketing digital tem o público selecionado, podendo ser empresários, publicitários ou até mesmo estudantes da área, mas não faz sentido realizar a divulgação de um evento para todos os públicos, porque não interessa a pessoas que não acreditam ou não aplicam esse método aos negócios.

 

Por este motivo, é importante segmentar o público do evento, para que as pessoas certas recebam a informação de que ele irá acontecer, pois vale mais ter um evento com participantes engajados e interessados no assunto.

  • Definir canais de divulgação na produção de eventos

A tecnologia pode ser um aliado na divulgação de eventos. Vale apostar no LinkedIn, WhatsApp, Telegram, Instagram e Facebook. 

 

É importante lembrar que cada rede social tem uma finalidade diferente. É preciso saber usar o mais adequado à ocasião.

 

O LinkedIn, por exemplo, pode ser uma alternativa interessante para produtores que pretendem divulgar eventos corporativos ou workshops, em razão desta ser uma rede mais formal.

  • Fazer cronograma

Um cronograma será fundamental para que imprevistos não aconteçam e o evento seja prejudicado.

 

O ideal é que tudo seja planejado com antecedência e colocado no cronograma, desde a data de entrega do buffet até a data definida de escolha do local.

 

O cronograma é parecido com um check-list, só que nele tem mais informações, datas e é mais completo. 

  • Branding

Engana-se quem pensa que o branding está limitado apenas à identidade da marca, dado que também pode ser aplicado às ideias que irão transmitir aos participantes a personalidade do evento.

 

Além disso, o branding pode ser uma ótima possibilidade para quem deseja com o evento chamar a atenção e se destacar da concorrência, ter reconhecimento de marca, afirmar a autoridade, se tornar uma referência no mercado e crescer.

  • Analisar resultados

Após executar todos os pontos destacados durante o artigo, é momento de analisar os resultados para que as alterações das ações que não estão dando resultados possam ser reavaliadas.

 

Deste modo, o sucesso de um evento pode ser alcançado, pois os objetivos traçados são seguidos.

Prejuízos de não planejar uma comunicação efetiva na produção de eventos

 

Já citamos anteriormente que o ruído na comunicação pode provocar retrabalho e causar muito caos na produção de eventos.

 

Porém, vale ressaltar que a comunicação vai além da fala ou do envio de mensagens, pois ela precisa ser entendida e interpretada. 

 

Quando não acontece este entendimento entre as partes envolvidas que enviam e recebem a mensagem, prejuízos acontecem e podem arruinar o evento, gerando atrasos nas entregas das demandas, insatisfação de clientes, participantes e conflitos internos entre a equipe que organiza as atividades.

 

Para que nada disso aconteça, vale aplicar uma melhor comunicação interna, trabalhando os seguintes pontos:

 

  • Inserir canais de informações com todos os envolvidos participando;
  • Criar em aplicativos mural de lembretes (pode ser o Trello ou o Google Agenda);
  • Realizar reuniões para alinhar as demandas e tirar dúvidas;
  • Conversar individualmente com os responsáveis por cada demanda.

 

Tendo essas características, a comunicação não será falha e o evento terá o êxito esperado. Realizar o planejamento da produção de eventos não é uma tarefa simples, mas no final o resultado vale a pena. 

Vantagens de realizar um evento no Expominas BH

Escolher o local certo para eventos é importante para oferecer uma sensação de hospitalidade ao convidado. 

 

Sempre que chegamos a um local para eventos que nos impressiona tanto na beleza quanto na funcionalidade, nos sentimos bem, protegidos e felizes. Esse é um fator que deve ser analisado ao escolher o espaço onde o evento será realizado.

 

O Expominas BH possui uma infraestrutura inteligente, o que promove o sucesso de exposições, congressos, eventos corporativos e dentre outros, pois o espaço planejado pelo arquiteto Gustavo Penna, tem padrões internacionais, modernos, com espaços moduláveis e multifuncionais.

 

Além disso, a nossa localização é estratégica, ficamos próximos a hotéis, restaurantes e aeroportos, o que é ideal para quem está vindo de outras cidades para o seu evento.

 

Conheça o Expominas e realize um evento memorável. 

 

Por hoje é só, até a próxima!