A produção de eventos é uma etapa que tem fundamental importância para qualquer tipo de comemoração, pois esse é um trabalho que pode ser definitivo para o sucesso do evento.
Além disso, é preciso saber realizar uma comunicação efetiva para que as ações possam somar aos resultados promissores que o evento precisa ter.
É necessário ter muita dedicação e organização para realizar a produção de eventos, uma vez que o comprometimento faz com que todas as etapas estipuladas sejam garantidas e executadas.
Se você precisa realizar um planejamento de comunicação com as ações certas e não sabe por onde começar, continue conosco.
Neste artigo você vai encontrar a importância de planejar um evento, as ações mais efetivas, como: segmentação de público-alvo, canais de divulgação, realização de cronograma e dentre outros. Acompanhe!
Qual é a importância de planejar a produção de eventos?
Ao realizar um planejamento, o produtor de eventos consegue traçar as metas necessárias para atingir o objetivo final.
Por exemplo, se a comunicação é um fator primordial no evento, algumas ações devem ser feitas para que a comunicação traga os resultados previstos, não é mesmo?
Por este motivo, o planejamento será essencial. O que pode ajudar nessa etapa, é a elaboração de uma planilha bem organizada, onde o produtor possa determinar objetivo final, datas, custos, ou até mesmo dividi-la em três etapas: pré-produção, produção, e pós-produção.
Afinal, ter todos os passos previstos e planejados, nos ajuda a não esquecer das principais atividades e nos mantém com foco para alcançar os propósitos.
Leia também: 6 dicas de produção de eventos: Aprenda a lidar com prazos.
O que é comunicação e quais ações são mais efetivas na produção de eventos?
Um dos principais pilares de um evento é a comunicação, seja ela interna ou externa. A título de exemplo, podemos citar a importância da comunicação interna, entre a equipe da produção de eventos.
Quando as demandas são divididas em equipe, é importante que haja um diálogo, mesmo que através de um grupo em um aplicativo de comunicação, pois quando isso não ocorre, acontece um ruído, ou seja, a mensagem não é transmitida da forma correta, sendo a execução da atividade prejudicada, o que por sua vez, provoca retrabalho.
Em outras palavras, para que não seja necessário refazer um serviço e perder mais tempo, a comunicação é indispensável.
Vejamos agora algumas ações efetivas para aplicar na comunicação da produção de eventos:
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Definir objetivos
Como já mencionamos durante o artigo, definir objetivos nos ajuda a manter o foco, mas não é só isso. Para realizar a determinação das demandas, vale anotar todas as informações possíveis do evento.
O que pode ser útil nessa etapa, é a metodologia 5W2H, que é bastante versátil e pode ser a solução para esta ocasião.
São perguntas que podem colaborar para definir os objetivos. Para facilitar, vamos destacar como é feito:
- What: O que o meu evento irá oferecer?
- Who: Por quem será realizado?
- Why: Por quais motivos realizar este evento?
- Where: Onde será realizado?
- When: Qual será a data melhor?
- How: Em que formato o evento se encontra? (workshop, congresso, palestra, etc).
- How much: Qual será o custo final e quanto de verba tem disponível?
Feito isso, o ponto a ser alcançado deve ser trabalhado. Assim, o produtor pode dividir as tarefas com uma equipe competente, para não ficar sobrecarregado.
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Segmentar público
Essa é uma etapa que fará a diferença, porque com o público-alvo segmentado as campanhas se tornam mais assertivas.
Por exemplo, um evento de marketing digital tem o público selecionado, podendo ser empresários, publicitários ou até mesmo estudantes da área, mas não faz sentido realizar a divulgação de um evento para todos os públicos, porque não interessa a pessoas que não acreditam ou não aplicam esse método aos negócios.
Por este motivo, é importante segmentar o público do evento, para que as pessoas certas recebam a informação de que ele irá acontecer, pois vale mais ter um evento com participantes engajados e interessados no assunto.
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Definir canais de divulgação na produção de eventos
A tecnologia pode ser um aliado na divulgação de eventos. Vale apostar no LinkedIn, WhatsApp, Telegram, Instagram e Facebook.
É importante lembrar que cada rede social tem uma finalidade diferente. É preciso saber usar o mais adequado à ocasião.
O LinkedIn, por exemplo, pode ser uma alternativa interessante para produtores que pretendem divulgar eventos corporativos ou workshops, em razão desta ser uma rede mais formal.
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Fazer cronograma
Um cronograma será fundamental para que imprevistos não aconteçam e o evento seja prejudicado.
O ideal é que tudo seja planejado com antecedência e colocado no cronograma, desde a data de entrega do buffet até a data definida de escolha do local.
O cronograma é parecido com um check-list, só que nele tem mais informações, datas e é mais completo.
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Branding
Engana-se quem pensa que o branding está limitado apenas à identidade da marca, dado que também pode ser aplicado às ideias que irão transmitir aos participantes a personalidade do evento.
Além disso, o branding pode ser uma ótima possibilidade para quem deseja com o evento chamar a atenção e se destacar da concorrência, ter reconhecimento de marca, afirmar a autoridade, se tornar uma referência no mercado e crescer.
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Analisar resultados
Após executar todos os pontos destacados durante o artigo, é momento de analisar os resultados para que as alterações das ações que não estão dando resultados possam ser reavaliadas.
Deste modo, o sucesso de um evento pode ser alcançado, pois os objetivos traçados são seguidos.
Prejuízos de não planejar uma comunicação efetiva na produção de eventos
Já citamos anteriormente que o ruído na comunicação pode provocar retrabalho e causar muito caos na produção de eventos.
Porém, vale ressaltar que a comunicação vai além da fala ou do envio de mensagens, pois ela precisa ser entendida e interpretada.
Quando não acontece este entendimento entre as partes envolvidas que enviam e recebem a mensagem, prejuízos acontecem e podem arruinar o evento, gerando atrasos nas entregas das demandas, insatisfação de clientes, participantes e conflitos internos entre a equipe que organiza as atividades.
Para que nada disso aconteça, vale aplicar uma melhor comunicação interna, trabalhando os seguintes pontos:
- Inserir canais de informações com todos os envolvidos participando;
- Criar em aplicativos mural de lembretes (pode ser o Trello ou o Google Agenda);
- Realizar reuniões para alinhar as demandas e tirar dúvidas;
- Conversar individualmente com os responsáveis por cada demanda.
Tendo essas características, a comunicação não será falha e o evento terá o êxito esperado. Realizar o planejamento da produção de eventos não é uma tarefa simples, mas no final o resultado vale a pena.
Vantagens de realizar um evento no Expominas BH
Escolher o local certo para eventos é importante para oferecer uma sensação de hospitalidade ao convidado.
Sempre que chegamos a um local para eventos que nos impressiona tanto na beleza quanto na funcionalidade, nos sentimos bem, protegidos e felizes. Esse é um fator que deve ser analisado ao escolher o espaço onde o evento será realizado.
O Expominas BH possui uma infraestrutura inteligente, o que promove o sucesso de exposições, congressos, eventos corporativos e dentre outros, pois o espaço planejado pelo arquiteto Gustavo Penna, tem padrões internacionais, modernos, com espaços moduláveis e multifuncionais.
Além disso, a nossa localização é estratégica, ficamos próximos a hotéis, restaurantes e aeroportos, o que é ideal para quem está vindo de outras cidades para o seu evento.
Conheça o Expominas e realize um evento memorável.
Por hoje é só, até a próxima!
