Levar experiências marcantes ao público é uma das principais características alcançadas pela organização de eventos.
Obter destaque no mercado e aumentar as vendas também são vantagens para empresas que realizam feiras, festas, workshop e dentre outros eventos.
Cada etapa realizada em qualquer ação nesses encontros, precisa ser bem estudada e analisada.
Por este motivo, um produtor de eventos, bem como a sua equipe precisam estar preparados.
Todos devem ter conhecimento das metas definidas, para que assim, possam utilizar as estratégias corretas para atingir propósitos.
Vale ressaltar, que o planejamento será necessário para evitar problemas e erros durante a comemoração.
Assim, tudo deve ser testado antes, como a iluminação, o local, a temperatura, o som, as bebidas e tantos outros detalhes.
Continue conosco para entender a importância da preparação de um evento para obter sucesso.
- Por que realizar um evento;
- Quais são as etapas básicas na organização de eventos;
- Benefícios de fazer um planejamento estratégico para eventos;
- Para se destacar, encontre o espaço mais conceituado da América Latina.
Boa leitura!
Por que realizar um evento?
Os eventos têm o poder de destacar uma marca, visto que ela sempre será lembrada por uma experiência marcante que foi proporcionada ao seu público.
Além disso, essa é uma excelente opção para engajar com os clientes, expor novos serviços e produtos, podendo também alcançar diferentes consumidores.
A competitividade do mercado nos traz novos desafios, pois não é uma tarefa fácil manter o destaque da empresa diante de tantas opções.
Mais um motivo para começar a investir em ações que criam conexões com o público.
Essa não é uma tarefa árdua para o produtor de eventos, se ele souber traçar uma estratégia eficiente e tiver uma equipe preparada para realizar atividades necessárias.
Quais são as etapas básicas na organização de eventos?
Antes de definir qualquer trabalho, é fundamental que o time esteja ciente do público da empresa.
Entender o consumidor, bem como o posicionamento da marca, será um fator primordial para definir metas.
Após essa reunião com os colaboradores, as estratégias podem ser elaboradas com mais clareza.
Tendo esse entendimento, o produtor deve começar a delegar algumas atividades, como:
- Escolher time para alinhar prazos:
Será fundamental escolher a equipe responsável por ordenar questões como datas e horários.
Essas são informações cruciais para definir o dia e a divulgação do evento. Vale lembrar, que o dia do acontecimento deve ser informado ao público com antecedência.
O calendário deve ser sempre consultado, pois eventos em véspera de feriado ou de datas comemorativas não são atrativos, uma vez que as pessoas têm viagens programadas em épocas como essas.
Todas as minuciosidades relacionadas a este tema, devem ser estudadas pela equipe.
Leia também: Produção de eventos: como lidar com os prazos.
- Encontrar fornecedores:
Buscar por fornecedores é uma estratégia muito vantajosa, que pode ser realizada por outra equipe.
Entrar em contato, fazer cotação com esses parceiros e manter essa relação será essencial.
Tudo isso demanda tempo, pois prazos e valores tem que ser negociados com fornecedores.
Fazer uma lista ou cadastro de todos pode ser uma ferramenta útil, principalmente para os próximos eventos.
- Tecnologia como aliada na organização:
A tecnologia tem sido uma ferramenta de trabalho muito eficiente. A conexão é muito rápida, o que facilita todos os processos.
Aplicativos de comunicação devem ser utilizados para a organização de eventos.
Por exemplo, o Trello tem uma funcionalidade muito dinâmica e eficiente, podendo o produtor adicionar toda a equipe.
Assim, o quadro de atividades pode ser sempre atualizado, para que nenhum processo seja esquecido ou deixado de lado.
Mapas mentais e planilhas também podem ser uma alternativa, visto que esses podem ser compartilhados e visualizados de maneira prática.
Para mais, podemos aproveitar a tecnologia com a finalidade de diálogo durante o evento, para que não ocorra imprevistos.
- Espaço para eventos: um ponto decisivo para o sucesso
Pesquisar locais para eventos é importante, mas a visita é indispensável. Fotos e vídeos podem apresentar um espaço diferente da realidade.
Quando agendamos uma visita, temos melhor percepção de questões necessárias, como: espaço, localização, infraestrutura, segurança, condições climáticas, acessibilidade para pessoas com deficiência e dentre outros fatores decisivos.
Todos esses detalhes podem impactar o evento, de forma negativa ou positiva. Por isso, os responsáveis pela escolha do local devem ter atenção redobrada.
Se possível, a equipe pode fazer uma checklist, para que durante a visita, todas as questões sejam averiguadas minuciosamente.
Pode até parecer algo imperceptível para o público, mas a experiência positiva está em cada particularidade, que será vivenciada durante o evento.
- Divulgação do evento:
De nada adianta seguir todos os passos, realizar o evento e não ter o público-alvo para participar.
Por isso, a veiculação online ou offline deve ser definida, levando sempre em consideração o comportamento do consumidor. Assim, é possível atrair as pessoas certas e atingir o objetivo final.
As ações de marketing vão ajudar bastante nesse quesito. Vale o investimento!
Benefícios de fazer um planejamento estratégico para eventos
Com todas as estratégias que mencionamos anteriormente sendo colocadas em prática, a organização de eventos está no caminho do sucesso.
Mas, para que serve tudo isso?
- Gerar valor;
- Conquistar novos clientes;
- Promover engajamento;
- Criar conexão com os compradores;
- Aumentar o ticket médio;
- Conquistar o reconhecimento das pessoas;
- Expor novos produtos ou serviços;
- Ter destaque diante dos concorrentes.
Essas são algumas vantagens que a empresa pode adquirir com a organização de eventos.
Também, é uma maneira de ter todas as demandas estruturadas antes do tempo, para que nada ocorra com pressa.
Quando todas as etapas são realizadas com antecedência, eventualidades que prejudicam o evento são evitadas.
Para se destacar, que tal o espaço mais conceituado da América Latina?
Independente do tipo de evento e da quantidade de pessoas, é necessário que os produtores comecem a realizar a pesquisa do local.
Afinal, a experiência que fica será essencial para o público continuar consumindo e engajando com a marca.
Dessa forma, ao escolher o espaço, sempre leve em consideração a versatilidade, a localização favorável, a infraestrutura e os serviços também de excelência.
Aqui no Expominas, o espaço é um dos mais conceituados da América Latina. Vários eventos nacionais e internacionais acontecem aqui.
O espaço possui conforto, segurança, é fácil chegar e sair, tendo sempre acessibilidade para pessoas com deficiência ou dificuldade de locomoção.
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