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Evento corporativo

Como fazer um evento corporativo em casa de shows?

Com a vacinação contra a COVID-19 em andamento, aos poucos estamos retomando nossa rotina normal. Os estabelecimentos — como Casas de shows, bares e restaurantes — também já começaram a receber o público, inclusive para os eventos corporativos.

A regra é seguir todos os protocolos de segurança e manter o distanciamento social com a redução do número de pessoas no local.

Ainda assim, seu evento — social ou corporativo — não precisa ser igual aos outros ou menos do que você gostaria. É hora de inovar, incluir entretenimento e melhorar a experiência dos participantes. Vale tudo! E muitas empresas estão buscando até as casas de shows para realizar esses acontecimentos.

Em eventos corporativos, por exemplo, você pode fugir do tradicional, sem deixar os objetivos estratégicos da empresa de lado.

De qualquer maneira, organizar um evento é um desafio, não é mesmo? Ainda mais se for em uma casa de shows. Além de preservar a imagem do organizador, é preciso garantir a qualidade, a segurança e o conforto dos participantes.

Neste artigo, você vai conhecer as vantagens em fazer um evento em casas de shows e conferir um passo a passo para que tudo saia conforme o planejado.

Boa leitura!

Checklist para evento corporativo em casa de shows

Para garantir o sucesso de um evento, o segredo é a organização. E isso é importante em qualquer formato: musical, corporativo ou social. Tenha os objetivos definidos e monte sua estratégia.

É responsabilidade do produtor detalhar as etapas e demandar tarefas. Uma boa saída é preparar o checklist para que tudo corra bem. Imprevistos acontecem, mas você pode evitar situações desagradáveis e não prejudicar o seu trabalho.

Listamos algumas providências que devem ser tomadas na formatação de um evento realizado em uma casa de shows. Confira:

1 – Monte um ckecklist/cronograma

Monte um cronograma de trabalho e defina as datas para cada um dos itens. Cuide para que todos os prazos sejam cumpridos, ou renegocie com os responsáveis pelas atividades.

  • Reservar o local do evento (data e horário previamente definidos);
  • Levantar informações sobre o local do evento, vias de acesso, restaurantes e hotéis;
  •  Solicitar patrocínios, se for o caso;
  • Levantar custo(s) e aprovar orçamentos;
  • Providenciar briefing com agência de publicidade para produção das peças gráficas;
  • Definir mailing-list;
  •  Notificar os órgãos de segurança local;
  • Providenciar convites e confirmar a presença de palestrantes, conferencistas, debatedores etc.;
  • Solicitar divulgação, cobertura jornalística e/ou fotográfica;
  • Contratar serviços terceirizados: locução, sonorização, iluminação, audiovisual, serviço de copa/buffet, segurança, cerimonial etc.;
  • Itens de apoio: sombrinhas; carregador para bateria de celular, jornais do dia, aluguel de rádios intercomunicadores;
  • Brindes e pasta com material institucional da empresa organizadora do evento, patrocinadores e parceiros.

Cuide dos mínimos detalhes, eles fazem toda a diferença no resultado. Quer um exemplo? Verifique os aniversariantes no período do evento (conferencistas, palestrantes e convidados especiais).

Se você for realizar um evento musical, atenção às questões como:

  • Contratar músicos, coral, banda e/ou grupo para apresentação artística;
  • Pagamento de músicos, coral, banda e/ou grupo artístico;
  • Pagamento de ECAD;
  • Camarim, alimentação dos músicos, coral, grupo artístico, banda etc.;
  • Sonorização do evento (equipamentos de audiovisual, iluminação especial);
  • Autorização para filmagem e gravação da apresentação.
  • Faça reuniões periódicas com todos os envolvidos no evento
  • É recomendável checar com a casa de show alguns quesitos importantes, como:
  • Pessoal de apoio e manutenção (ascensorista, eletricista, manobrista, segurança, limpeza etc.);
  • Caso esses serviços não estejam no contrato, devem ser incluídos no checklist/cronograma para a contratação.

2 – Adeque o local do evento aos seus objetivos estratégicos

Em caso de eventos corporativos, você deve tomar providências para que o local seja aderente aos objetivos, missão e visão da empresa organizadora. Veja:

  • Solicitar mobiliário/material para o local do evento;
  • Providenciar orçamento/contratação para montagem de stands, salas, feiras, tendas, secretarias etc.;
  • Providenciar lanche para stands, salas, feiras etc.;
  • Providenciar a locação de sanitários químicos (caso não tenha essa estrutura);
  • Providenciar a decoração do local;
  • Preparar sala vip: sofás, mesa de centro, aparadores para café;
  • Contratar secretaria do evento e/ou recepcionistas;
  • Preparar material para os participantes do evento (carta de boas-vindas com informações gerais, programação, folders dos patrocinadores e folhetos, telefones úteis etc.);
  • Definir com clientes/parceiros data limite para envio de material institucional que será distribuído;
  •  Solicitar plantão médico e ambulância;
  • Providenciar sala de apoio e lanche para equipe médica;
  • Preparar listagens de participantes para checagem (no caso de almoços, jantares, formaturas, homenagens, posses entre outros);
  • Solicitar os currículos de palestrantes/ homenageados/ conferencistas.

3 – Tenha um olhar otimista durante todo planejamento e execução

Os eventos corporativos são um investimento na reputação e imagem de qualquer empresa.

Por isso, conte com bons profissionais – terceirizados e parceiros – alinhe todas as informações com a empresa demandante e exerça o seu papel com generosidade e otimismo. O sucesso do evento começa nos bastidores, antes mesmo de acontecer.

Como escolher a melhor casa de shows?

A escolha do local também é determinante para o sucesso do seu evento corporativo. Casas de shows costumam ser preparadas para receber grandes públicos e contam com infraestrutura adequada para atender eventos de todos os portes e segmentos.

Evento corporativo

Selecionamos alguns critérios que podem ajudar você nessa escolha:

Verifique a capacidade do ambiente

Espaços pequenos com muita gente ou grandes demais com poucas pessoas são igualmente desconfortáveis.

Para evitar que isso aconteça, estime um número de convidados e considere a “quebra” (número de confirmados ausentes). É interessante também pedir confirmação de presença. Essa informação será fundamental também para a contratação de buffet e serviços de copa.

Confira a infraestrutura do local

Tome nota de todos os detalhes da infraestrutura do local. A acessibilidade é essencial e deve estar na sua lista de prioridades. Certifique-se que há rampas de acesso, vagas de estacionamento, elevadores, corredores e banheiros adaptados, espaços reservados para cadeirantes e saídas de emergência.

Certifique-se que seja um espaço seguro

Investir para que o evento seja seguro é um ponto obrigatório. Peça documentos que comprovem a regularidade da casa de show junto aos órgãos de fiscalização. As obrigações mais comuns são: alvará de funcionamento do espaço, laudo técnico de segurança e vistoria sanitária.

A segurança também compreende no policiamento do entorno e contratação de profissionais especializados, que garantam a proteção no local.

Garanta que o local tenha fácil acesso

Dê preferência aos locais com fácil acesso, próximos dos principais corredores e avenidas, pontos de ônibus, estação de metrô ou táxi.

Verifique também se o local oferece estacionamento gratuito e espaço exclusivo para táxis e motoristas de aplicativos, por exemplo.

Estrutura acústica

Como estamos falando de eventos corporativos em casas de shows, vale a pena conferir os equipamentos eletrônicos e a acústica do local.

Músicos e bandas devem ser consultados quanto aos equipamentos necessários para uma apresentação perfeita. Afinal, nada pode dar errado, concorda? Sobretudo, se for um evento musical.

Conclusão

Como você viu, realizar um evento corporativo em casa de shows é um desafio. Mas acreditamos que se você montar um checklist detalhado e seguir todas as nossas dicas, o seu evento sairá perfeito.

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Um abraço e até a próxima.